Wie organisiert ihr den Zugriff auf wichtige Dokumente?

Hallo zusammen,

ich wollte mal fragen, wie ihr das bei euch im Verein mit wichtigen Unterlagen regelt.

Also z. B.:

Satzung

Protokolle

Verträge

Versicherungsunterlagen

Steuer- oder Finanzsachen

Wo werden diese Sachen bei euch aufbewahrt?
Alles noch im Ordner im Vereinsheim oder schon digital gespeichert?

Und wer darf bei euch darauf zugreifen? Hat nur der Vorstand alles oder mehrere Personen?
Wie macht ihr das, wenn ein Vorstandswechsel ansteht – gehen dann Unterlagen verloren oder habt ihr dafür eine feste Regelung?

Bei uns ist das Thema gerade etwas unübersichtlich, deshalb würde mich interessieren, wie andere Vereine das handhaben.

Hallo Bettina,

für sensible Dokumente haben wir tatsächlich einen Ordner bei einem der Vorstände, also Versicherungen z.B. Die Steuer- und Finanzunterlagen werden beim Vorstand für Finanzen gesammelt und bearbeitet.

Für viele andere Dokumente haben wir aber auch online Lösungen. asVerein bietet hier viele Möglichkeiten.

Über das Modul "Dokumente" haben wir alle wichtigen Infos für Mitglieder und Vorstand zentral hinterlegt, Bereich Downloads im Mitgliederbereich.

Sitzungsprotokolle haben wir mit dem Modul "Sitzungsprotokolle" direkt organisert, da man damit die Struktur der Protokolle sehr gut abbilden kann.

Viele Grüße, Alexander