Ein Praxisbeispiel aus dem Vereinsalltag
Jedes Jahr steht sie wieder an – die Jahreshauptversammlung. Für viele Vereinsvorstände bedeutet das jede Menge Arbeit: Einladungen verschicken, Anmeldungen verwalten, die Tagesordnung erstellen und am Ende alles dokumentieren. Der Förderverein des Posaunenwerkes der EKM e.V. zeigt, wie das mit der Vereinssoftware asverein einfach, digital und stressfrei funktioniert.
1. Einladungen digital und rechtssicher versenden
Früher hat der Verein alle Mitglieder manuell per E-Mail oder Post eingeladen – heute geschieht das mit wenigen Klicks über asverein.
Der Vorstand legt den Termin der Jahreshauptversammlung im Kalendermodul an, wählt die Mitgliederliste aus und verschickt automatisch personalisierte Einladungen.
2. Online-Anmeldung mit Überblick
Mitglieder können sich direkt über den in der Einladung enthaltenen Link anmelden. Die Antworten werden in Echtzeit im asverein-Dashboard angezeigt.
So weiß der Verein sofort, wie viele Teilnehmer zu erwarten sind. Besonders praktisch: Bei begrenzter Raumkapazität lässt sich die Teilnehmerzahl automatisch begrenzen. Wer sich anmeldet, erhält eine Bestätigungs-E-Mail – optional auch mit QR-Code für den schnellen Check-in vor Ort.
3. Tagesordnung einfach planen und freigeben
Im Modul „Sitzungen & Protokolle“ erstellt der Vorstand die Tagesordnung digital. Punkte können per Drag & Drop verschoben oder ergänzt werden. Jeder Tagesordnungspunkt lässt sich mit Unterlagen oder Beschlussvorlagen verknüpfen.
Der Vorsitzende gibt die finale Tagesordnung anschließend mit einem Klick für alle Mitglieder frei. Änderungen werden automatisch per E-Mail kommuniziert – keine Verwirrung mehr durch veraltete Versionen.
4. Versammlung durchführen und dokumentieren
Während der Versammlung kann das Protokoll direkt in asverein mitgeschrieben werden. Beschlüsse werden digital erfasst, mit Abstimmungsergebnissen dokumentiert und anschließend automatisch archiviert.
Nach Abschluss steht das Protokoll als PDF bereit und kann per Mausklick an alle Mitglieder versendet werden.