Wie sind die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen

Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen in Vereinen richten sich in Deutschland nach steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben. Auch wenn ein Verein kein klassisches Unternehmen ist, unterliegt er – insbesondere wenn er einnahmenüberschussrechnend oder umsatzsteuerpflichtig ist – bestimmten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Diese gelten für gemeinnützige und nicht gemeinnützige Vereine gleichermaßen, wobei bei gemeinnützigen Organisationen zusätzliche Anforderungen des Gemeinnützigkeitsrechts hinzukommen.

Im Folgenden werden die wichtigsten Regelungen und Fristen ausführlich dargestellt (ca. 500 Wörter).

📚 Gesetzliche Grundlagen

Die relevanten Vorschriften sind:

• § 147 Abgabenordnung (AO) – für steuerlich relevante Unterlagen

• § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) – für Rechnungen im Zusammenhang mit Umsatzsteuer

• § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) – sinngemäß bei wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben

Gemeinnützige Vereine müssen zusätzlich die Vorgaben zur Gemeinnützigkeit (§§ 51–68 AO) erfüllen, was ebenfalls dokumentationspflichtige Belege und Nachweise umfasst.

🕒 Welche Fristen gelten?

10 Jahre Aufbewahrungsfrist:

Folgende Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden:

• Rechnungen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)

• Buchungsbelege

• Jahresabschlüsse, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen

• Kontoauszüge

• Inventare

• Lohn- und Gehaltsunterlagen

• Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen)

Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 1 AO, § 14b UStG

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde oder das Ereignis stattgefunden hat. Beispiel: Eine Rechnung vom 15.06.2024 muss bis zum 31.12.2034 aufbewahrt werden.

6 Jahre Aufbewahrungsfrist:

Unterlagen mit nur geschäftsähnlichem oder rechtlichem Charakter müssen 6 Jahre aufbewahrt werden:

• Allgemeiner Schriftverkehr (z. B. mit Geschäftspartnern, Behörden)

• Verträge (sofern sie nicht bereits unter die 10-Jahresfrist fallen)

• Einladungen zu Mitgliederversammlungen (wenn relevant für Entscheidungen)

Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB

📂 Gemeinnützige Vereine: Besonderheiten

Gemeinnützige Vereine müssen die Unterlagen zur Verwendung der Mittel, also etwa:

• Spendenquittungen

• Projektfördernachweise

• Mittelverwendungsrechnungen

ebenfalls mindestens 10 Jahre aufbewahren, um die Anforderungen der Gemeinnützigkeit zu erfüllen. Bei Prüfungen durch das Finanzamt oder die Stiftungsaufsicht sind diese Nachweise entscheidend.

🖥️ Elektronische Archivierung

• Die Aufbewahrung kann in Papierform oder digital erfolgen.

• Wichtig: Elektronische Belege müssen unveränderbar und jederzeit lesbar archiviert werden.

• Systeme zur digitalen Archivierung sollten GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung) sein.

❌ Was passiert bei Nichteinhaltung?

Wer die Aufbewahrungsfristen nicht einhält, riskiert:

• Verlust der Gemeinnützigkeit (bei gemeinnützigen Vereinen)

• Nachforderungen durch das Finanzamt

• Bußgelder oder steuerliche Schätzungen

• Haftung des Vorstands

✅ Fazit

Auch Vereine unterliegen gesetzlich klar definierten Aufbewahrungsfristen. Grundsätzlich gilt:

Zur sicheren Verwaltung empfiehlt es sich, ein systematisches Ablagesystem (digital oder analog) einzurichten und jährlich zu überprüfen, welche Unterlagen entsorgt werden dürfen – immer erst nach Ablauf der Frist und bei rechtlicher Sicherheit.