Auslaufen der Sonderregelungen für virtuelle und hybride Versammlungen im Vereinsbereich Ende 2024: Was Vereine nun beachten müssen

Mit der COVID-19-Pandemie wurden zahlreiche Änderungen und Sonderregelungen eingeführt, um das gesellschaftliche und wirtschaftliche Leben zu erleichtern. Eine dieser Änderungen war die Erlaubnis für Vereine, virtuelle und hybride Mitgliederversammlungen abzuhalten, ohne dass diese in der Satzung verankert sein mussten. Diese Sonderregelung läuft jedoch Ende 2024 aus. Vereine müssen nun handeln, um auch weiterhin flexibel auf wechselnde Rahmenbedingungen reagieren zu können.

Die bisherigen Regelungen:

Im Jahr 2023 verabschiedete der Deutsche Bundestag eine Übergangsregelung, die es Vereinen ermöglichte, Mitgliederversammlungen virtuell oder hybrid durchzuführen, ohne dass dies explizit in der Satzung festgelegt sein musste. Diese Regelung half, während der Pandemie handlungsfähig zu bleiben und wichtige Entscheidungen trotz Versammlungsverboten zu treffen.

Was ändert sich Ende 2024:

Ab dem 1. Januar 2025 ist es Vereinen nicht mehr ohne Weiteres gestattet, virtuelle oder hybride Versammlungen abzuhalten, sofern diese Möglichkeit nicht explizit in ihrer Satzung verankert ist. Diese Rückkehr zu den vorherigen Regelungen bedeutet, dass Vereine nun aktiv werden müssen, um weiterhin digitale oder gemischte Versammlungsformen nutzen zu können.

Notwendige Maßnahmen für Vereine:

1. Satzungsänderung: Vereine sollten ihre Satzung überprüfen und gegebenenfalls ändern. Es ist notwendig, klare Formulierungen aufzunehmen, die die Durchführung von virtuellen und hybriden Versammlungen ermöglichen. Dies erfordert oft einen Beschluss der Mitgliederversammlung.
2. Rechtsberatung in Anspruch nehmen: Eine rechtliche Beratung kann helfen, die Satzungsänderung korrekt und rechtskonform zu formulieren. Dies stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und potenzielle rechtliche Fallstricke vermieden werden.
3. Technische Infrastruktur: Vereine müssen sicherstellen, dass sie über die notwendige technische Infrastruktur verfügen, um virtuelle und hybride Versammlungen durchzuführen. Dazu gehören stabile Internetverbindungen, geeignete Softwarelösungen und Schulungen für die Mitglieder, um die Technologien effektiv nutzen zu können.
4. Information und Kommunikation: Die Mitglieder sollten über die geplanten Änderungen und die Notwendigkeit der Satzungsanpassung informiert werden. Dies kann durch Rundschreiben, E-Mails oder Informationsveranstaltungen geschehen. Transparente Kommunikation fördert das Verständnis und die Zustimmung der Mitglieder.

Fazit:

Das Auslaufen der Sonderregelungen für virtuelle und hybride Versammlungen stellt Vereine vor neue Herausforderungen, bietet aber auch die Chance, dauerhaft moderne und flexible Strukturen zu etablieren. Durch rechtzeitige Satzungsänderungen und den Aufbau der notwendigen Infrastruktur können Vereine ihre Handlungsfähigkeit bewahren und auch künftig auf digitale Versammlungsformate zurückgreifen. Es ist jetzt an der Zeit, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um gut auf die bevorstehenden Änderungen vorbereitet zu sein.