Verein digitalisieren: So gelingt die digitale Vereinsarbeit

Die Digitalisierung im Verein ist längst kein Zukunftsthema mehr. Mitglieder erwarten eine einfache Kommunikation, Vorstände möchten Verwaltungsaufwand reduzieren und immer mehr Aufgaben lassen sich digital erledigen.

Doch einen Verein zu digitalisieren bedeutet nicht, möglichst viele neue Tools einzuführen. Entscheidend ist vielmehr, die richtigen Prozesse zu digitalisieren und miteinander zu verbinden.

In diesem Ratgeber zeigen wir, welche Bereiche eines Vereins besonders von der Digitalisierung profitieren, wie ein sinnvoller Einstieg aussieht und worauf Vereine bei der Auswahl digitaler Lösungen achten sollten.

Was bedeutet „Verein digitalisieren“?

Einen Verein zu digitalisieren bedeutet, analoge und unnötig komplizierte Arbeitsabläufe durch digitale Prozesse zu ersetzen.

Das kann beispielsweise bedeuten:

• Mitglieder nicht mehr in Excel-Listen oder Karteikarten verwalten
• Mitgliedsbeiträge digital organisieren
• SEPA-Mandate und Zahlungsinformationen zentral verwalten
• Vereinsdokumente online bereitstellen
• Veranstaltungen digital planen
• Aufgaben im Vorstand besser verteilen
• Mitglieder über digitale Kanäle informieren
• einen geschützten Mitgliederbereich anbieten
• die Vereinswebsite mit der Mitgliederverwaltung verbinden
• eine Vereins-App für die Kommunikation einsetzen

Dabei muss nicht alles auf einmal digitalisiert werden.

Die beste Digitalisierungsstrategie beginnt dort, wo im Vereinsalltag heute am meisten Zeit verloren geht.

Warum sollten Vereine ihre Arbeit digitalisieren?

Viele Vereine werden noch immer stark über Tabellen, E-Mail-Verteiler, lokale Dateien und manuelle Abläufe organisiert.

Das funktioniert – zumindest solange der Verein klein bleibt und sich wenige Personen um die Verwaltung kümmern.

Mit zunehmender Mitgliederzahl entstehen jedoch typische Probleme:

• Mitgliederdaten befinden sich an verschiedenen Stellen.
• Änderungen müssen mehrfach eingetragen werden.
• Der Vorstand weiß nicht immer, welche Version eines Dokuments aktuell ist.
• Informationen werden per E-Mail weitergegeben und gehen später schwer wiederzufinden.
• Veranstaltungen werden mit separaten Listen organisiert.
• Aufgaben bleiben bei einzelnen Personen hängen.
• Beim Wechsel im Vorstand fehlt Wissen über bisherige Abläufe.

Eine digitale Vereinsorganisation kann diese Abläufe deutlich übersichtlicher machen.

Die wichtigsten Vorteile

Zeit sparen: Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben lassen sich vereinfachen und teilweise automatisieren.

Fehler reduzieren: Zentral gepflegte Daten müssen nicht an mehreren Stellen manuell aktualisiert werden.

Besser zusammenarbeiten: Mehrere Verantwortliche können auf gemeinsame Informationen und Prozesse zugreifen.

Wissen im Verein erhalten: Informationen und Dokumente bleiben nicht ausschließlich auf dem Computer eines einzelnen Vorstandsmitglieds.

Mitglieder besser erreichen: Informationen, Termine und Dokumente können digital bereitgestellt werden.

Vereinsarbeit attraktiver machen: Moderne digitale Abläufe können gerade für ehrenamtlich Engagierte eine große Entlastung sein.

Welche Bereiche eines Vereins lassen sich digitalisieren?

Die Digitalisierung betrifft nicht nur die Vereinswebsite. Besonders viel Potenzial liegt in den internen Verwaltungsprozessen.

1. Mitgliederverwaltung digitalisieren

Die Mitgliederverwaltung ist für viele Vereine der beste Ausgangspunkt.

Statt Mitgliederdaten in Excel-Tabellen oder Karteikarten zu verwalten, können Informationen zentral in einer digitalen Mitgliederverwaltung organisiert werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• persönliche Daten
• Mitgliedsnummern
• Eintritts- und Austrittsdaten
• Mitgliedschaften
• Beitragsinformationen
• Gruppen und Abteilungen
• individuelle Datenfelder
• Dokumente
• Nachrichten
• Mitgliedsstatus

Bei asVerein ist die Mitgliederverwaltung direkt mit WordPress verbunden. Mitgliederdaten können unter anderem importiert und exportiert werden. Außerdem lassen sich individuelle Felder, Gruppen, Mitgliedschaften und weitere Informationen verwalten.

Das ist besonders interessant für Vereine, die ihre bestehende WordPress-Website nicht durch eine komplett separate Verwaltungsplattform ersetzen möchten.

Mehr dazu: Mitgliederverwaltung für Vereine

2. Mitgliedsbeiträge und SEPA digital verwalten

Ein weiterer wichtiger Bereich sind die Mitgliedsbeiträge.

Je nach Vereinsstruktur müssen unterschiedliche Beitragshöhen, Mitgliedschaften und Zahlungsinformationen berücksichtigt werden.

Eine digitale Lösung kann dabei helfen, Mitgliedschaften und Beiträge zentral zu organisieren und wiederkehrende Abläufe zu vereinfachen.

Dabei sollte ein Verein insbesondere darauf achten, dass:

• unterschiedliche Mitgliedschaften abgebildet werden können
• Beitragshöhen flexibel hinterlegt werden können
• Zahlungsinformationen zentral verfügbar sind
• SEPA-Prozesse unterstützt werden
• Änderungen nachvollziehbar bleiben

Je weniger Daten zwischen verschiedenen Programmen übertragen werden müssen, desto geringer ist der manuelle Verwaltungsaufwand.

3. Vereinsdokumente digital organisieren

Satzung, Protokolle, Formulare, Einladungen, Vorstandsdokumente und andere Unterlagen gehören zum Alltag jedes Vereins.

Problematisch wird es, wenn Dokumente ausschließlich auf einzelnen Rechnern oder in unübersichtlichen Ordnerstrukturen liegen.

Eine digitale Dokumentenverwaltung schafft eine zentrale Ablage.

Je nach Bedarf können Dokumente beispielsweise:

• online gespeichert
• bestimmten Gruppen zugeordnet
• Mitgliedern zugänglich gemacht
• geschützt bereitgestellt
• über die Vereinswebsite veröffentlicht

werden.

Besonders praktisch ist die Verbindung mit einem Mitgliederbereich: Bestimmte Dokumente können nur für angemeldete Mitglieder oder bestimmte Gruppen verfügbar sein.

4. Veranstaltungen und Termine digital verwalten

Training, Mitgliederversammlung, Sommerfest, Vereinsfahrt oder Vorstandssitzung – Veranstaltungen gehören zu jedem aktiven Vereinsleben.

Digitale Veranstaltungsverwaltung kann dabei helfen, Termine zentral zu organisieren und Informationen für Mitglieder bereitzustellen.

Je nach Veranstaltung können außerdem Funktionen wie:

• Online-Anmeldung
• Teilnehmerverwaltung
• Einladungen
• Erinnerungen
• Kalender
• Ticketverkauf

relevant sein.

Damit wird aus einem einfachen Kalender ein Werkzeug für die tatsächliche Organisation von Vereinsveranstaltungen.

5. Aufgaben im Vorstand digital organisieren

Ein typisches Problem ehrenamtlicher Vereinsarbeit lautet:

Jeder weiß ungefähr, was zu tun ist – aber niemand weiß genau, wer es bis wann erledigt.

Eine digitale Aufgabenverwaltung kann hier helfen.

Aufgaben können beispielsweise bestimmten Personen zugewiesen und mit Veranstaltungen oder anderen Vereinsprozessen verbunden werden.

Das ist besonders hilfreich bei:

• Vereinsfesten
• Mitgliederversammlungen
• Vorstandssitzungen
• Saisonstarts
• Turnieren
• Mitgliederaktionen

Dadurch wird aus einer langen E-Mail-Kette eine nachvollziehbare Aufgabenliste.

6. Kommunikation mit Mitgliedern verbessern

Digitalisierung bedeutet auch, Informationen schneller und zielgerichteter an Mitglieder weiterzugeben.

Je nach Verein können dafür unterschiedliche Kanäle sinnvoll sein:

• E-Mail
• Newsletter
• Mitgliederbereich
• Vereinswebsite
• Push-Nachrichten
• Vereins-App

Wichtig ist dabei nicht, möglichst viele Kommunikationskanäle einzusetzen.

Besser ist ein klarer Kommunikationsprozess:

Welche Information gehört wohin? Wer bekommt sie? Und wo kann ein Mitglied sie später wiederfinden?

Eine zentrale digitale Vereinsverwaltung kann dabei helfen, Informationen stärker mit Mitgliedern, Gruppen und Veranstaltungen zu verbinden.

7. Einen Mitgliederbereich einrichten

Ein geschützter Mitgliederbereich kann die Vereinswebsite zu einem echten digitalen Vereinsportal erweitern.

Mitglieder können dort – abhängig von der Konfiguration – beispielsweise:

• ihre eigenen Daten verwalten
• interne Informationen abrufen
• Dokumente herunterladen
• Vereinsinformationen einsehen
• auf geschützte Inhalte zugreifen

Das reduziert gleichzeitig die Zahl der Informationen, die der Vorstand einzeln per E-Mail verschicken muss.

Besonders sinnvoll ist ein Mitgliederbereich, wenn er direkt mit der Mitgliederverwaltung verbunden ist.

Mehr dazu: Mitgliederbereich erstellen

8. Die Vereinswebsite mit der Verwaltung verbinden

Viele Vereine haben bereits eine WordPress-Website.

Ein häufiger Digitalisierungsfehler besteht darin, die Website und die interne Vereinsverwaltung komplett getrennt zu betrachten.

Dann entstehen beispielsweise:

Website → öffentliche Informationen

Excel → Mitglieder

anderes Programm → Beiträge

E-Mail → Kommunikation

Cloud-Ordner → Dokumente

Kalender → Termine

Je mehr Systeme beteiligt sind, desto mehr Schnittstellen und manuelle Arbeit entstehen.

Eine integrierte Lösung verfolgt einen anderen Ansatz:

Die Vereinswebsite wird gleichzeitig zur digitalen Plattform für die Vereinsverwaltung.

Genau hier setzt asVerein an: Die Mitgliederverwaltung ist direkt in WordPress integriert und kann mit weiteren Funktionen der Vereinsverwaltung verbunden werden.

9. Eine Vereins-App als nächsten Schritt

Für viele Vereine kann eine App eine sinnvolle Ergänzung sein – insbesondere wenn Mitglieder regelmäßig Informationen, Termine oder Benachrichtigungen benötigen.

Eine Vereins-App kann beispielsweise für:

• Nachrichten
• Termine
• Mitgliederinformationen
• Gruppen
• Push-Benachrichtigungen
• digitale Mitgliedsausweise

eingesetzt werden.

Eine App sollte allerdings nicht das erste Digitalisierungsprojekt eines Vereins sein.

Erst die internen Prozesse ordnen, dann zusätzliche Kommunikationskanäle aufbauen.

Mehr zu: Vereins-App mit asVerein

10. Was sollte ein Verein zuerst digitalisieren?

Nicht jeder Verein braucht sofort eine komplette digitale Plattform.

Ein sinnvoller Einstieg kann beispielsweise so aussehen:

Schritt 1: Die größten Zeitfresser identifizieren

Frage im Vorstand:

• Welche Aufgaben kosten uns jeden Monat besonders viel Zeit?
• Wo werden Daten mehrfach gepflegt?
• Welche Informationen gehen regelmäßig verloren?
• Welche Aufgaben hängen nur an einer Person?
• Was funktioniert mit Excel oder Papier nur noch schlecht?

Schritt 2: Die wichtigsten Prozesse auswählen

Für viele Vereine sind das:

1. Mitgliederverwaltung
2. Beiträge und Zahlungen
3. Dokumente
4. Kommunikation
5. Veranstaltungen
6. Aufgabenverwaltung

Schritt 3: Bestehende Daten bereinigen

Vor einer Migration sollte geprüft werden:

• Welche Mitgliederdaten sind aktuell?
• Welche Datensätze sind doppelt?
• Welche Informationen werden noch benötigt?
• Welche alten Dateien können gelöscht oder archiviert werden?

Eine schlechte Datenbasis wird durch neue Software nicht automatisch besser.

Schritt 4: Eine zentrale Lösung auswählen

Statt für jedes Problem ein separates Tool einzuführen, sollte geprüft werden, welche Funktionen miteinander verbunden werden können.

Besonders wichtig sind dabei:

• einfache Bedienung
• Datenimport und -export
• Rollen und Zugriffsrechte
• Datenschutz
• Erweiterbarkeit
• Integration in die bestehende Website
• Support
• Kosten
• langfristige Wartbarkeit

Schritt 5: Klein anfangen

Ein Verein muss nicht innerhalb eines Wochenendes komplett digital werden.

Ein sinnvoller Start könnte beispielsweise sein:

Phase 1: Mitgliederverwaltung

Phase 2: Beiträge und Zahlungen

Phase 3: Mitgliederbereich

Phase 4: Dokumente und Kommunikation

Phase 5: Veranstaltungen und Aufgaben

Phase 6: Vereins-App

So können Vorstand und Mitglieder Schritt für Schritt an die neuen Abläufe gewöhnt werden.

Digitalisierung bedeutet nicht automatisch mehr Software

Ein häufiger Fehler ist die Annahme: Je mehr digitale Tools ein Verein einsetzt, desto digitaler ist er.

Das Gegenteil kann passieren. Wenn ein Verein zehn verschiedene Anwendungen verwendet, entstehen möglicherweise zehn Logins, mehrere Datenbestände und viele manuelle Übergaben.

Deshalb sollte nicht die Anzahl der Tools das Ziel sein.

Das Ziel ist ein möglichst einfacher Prozess.

Ein Vorstand sollte beispielsweise nicht fünf verschiedene Systeme öffnen müssen, um herauszufinden:

• Wer ist Mitglied?
• Welche Beiträge sind hinterlegt?
• Wer kommt zur Veranstaltung?
• Welche Dokumente gehören zur Gruppe?
• Wer übernimmt die nächste Aufgabe?

Je stärker diese Informationen miteinander verbunden sind, desto weniger Verwaltungsaufwand entsteht.

Datenschutz bei der Digitalisierung im Verein

Bei der Digitalisierung eines Vereins spielen personenbezogene Daten eine zentrale Rolle.

Mitgliederdaten sollten deshalb nicht einfach in beliebige Cloud-Dienste oder Tabellen kopiert werden.

Bei der Auswahl einer Lösung sollte der Verein unter anderem prüfen:

• Welche personenbezogenen Daten werden gespeichert?
• Wer kann auf welche Informationen zugreifen?
• Wie werden Zugriffsrechte verwaltet?
• Welche Daten werden tatsächlich benötigt?
• Wie können Daten exportiert werden?
• Wie können Daten gelöscht werden?
• Wie werden Übertragungen geschützt?
• Welche Auftragsverarbeitungsverhältnisse sind erforderlich?

Dabei sollte der Verein nicht nur auf ein Schlagwort wie „DSGVO-konform“ achten.

Entscheidend ist, wie die konkrete Lösung konfiguriert und im Vereinsalltag eingesetzt wird.

Bei asVerein ist die Mitgliederverwaltung in die eigene WordPress-Website integriert. Die Website sollte entsprechend abgesichert und insbesondere über SSL verschlüsselt betrieben werden.

Bei rechtlichen Fragen sollte ein Verein zusätzlich fachkundige Datenschutzberatung einholen.

Wie viel kostet die Digitalisierung eines Vereins?

Die Kosten hängen stark davon ab, was ein Verein digitalisieren möchte.

Eine einfache Lösung kann bereits mit wenigen Funktionen beginnen. Umfangreichere Systeme können beispielsweise Mitgliederverwaltung, Beiträge, Veranstaltungen, Dokumente, Kommunikation und Apps miteinander verbinden.

Bei der Kostenbetrachtung sollten Vereine deshalb nicht nur den Preis einer Software vergleichen.

Interessanter ist die Frage:

Wie viel Verwaltungsaufwand sparen wir mit der Lösung?

Ein günstiges Tool, das fünf Stunden zusätzliche Arbeit pro Monat verursacht, kann langfristig teurer sein als eine umfangreichere Lösung, die Prozesse zentralisiert.

Auch folgende Kosten sollten berücksichtigt werden:

• Einrichtung
• Datenmigration
• Schulung
• laufende Softwarekosten
• Support
• zusätzliche Plugins
• Hosting
• Pflege der Website

Welche Software braucht ein Verein?

Die Antwort hängt von der Größe und Organisation des Vereins ab.

Ein kleiner Verein benötigt möglicherweise nur:

• eine Website
• eine Mitgliederverwaltung
• eine Möglichkeit für Beiträge
• einen Kalender
• einen geschützten Bereich

Ein größerer Verein kann zusätzlich benötigen:

• Gruppenverwaltung
• Veranstaltungsmanagement
• Dokumentenverwaltung
• Aufgabenverwaltung
• Ticketing
• Spendenverwaltung
• App
• umfangreiche Kommunikationsfunktionen

Wichtig ist deshalb nicht, möglichst viele Funktionen einzukaufen.

Die Software sollte zu den tatsächlichen Abläufen des Vereins passen.

Verein digitalisieren mit WordPress

Für Vereine, die bereits WordPress verwenden, bietet sich ein besonders interessanter Ansatz an.

Anstatt Website und Vereinsverwaltung voneinander zu trennen, können beide Bereiche miteinander verbunden werden.

Mit asVerein lässt sich die Vereinsverwaltung direkt in eine WordPress-Vereinshomepage integrieren. Die Mitgliederverwaltung nutzt dabei unter anderem die WordPress-Benutzerverwaltung und kann mit Mitgliederbereich, Registrierung, Gruppen und weiteren Vereinsfunktionen verbunden werden.

Das kann insbesondere für Vereine interessant sein, die:

• bereits eine WordPress-Website besitzen
• ihre Website selbst verwalten
• keine separate Vereinsplattform betreiben möchten
• Mitglieder und Inhalte miteinander verbinden möchten
• Daten möglichst zentral verwalten möchten

Checkliste: Ist dein Verein schon digital aufgestellt?

Beantworte die folgenden Fragen mit Ja oder Nein:

• Haben wir eine zentrale Mitgliederverwaltung?
• Können mehrere Vorstandsmitglieder darauf zugreifen?
• Sind unsere Mitgliederdaten aktuell?
• Können Mitglieder ihre Daten selbst aktualisieren?
• Sind Beiträge und Mitgliedschaften digital organisiert?
• Haben wir eine zentrale Dokumentenablage?
• Können Mitglieder auf geschützte Dokumente zugreifen?
• Organisieren wir Veranstaltungen digital?
• Können wir Aufgaben Vorstandsmitgliedern zuweisen?
• Haben wir einen zentralen Kalender?
• Können wir Mitglieder gezielt informieren?
• Ist unsere Vereinswebsite mit internen Prozessen verbunden?
• Haben wir klare Zugriffsrechte?
• Wissen wir, wo personenbezogene Daten gespeichert sind?
• Können neue Vorstandsmitglieder die bestehenden Prozesse schnell übernehmen?

Wenn du viele Fragen mit Nein beantwortest, gibt es wahrscheinlich erhebliches Digitalisierungspotenzial.

Fazit: Einen Verein digitalisieren bedeutet Prozesse vereinfachen

Die Digitalisierung eines Vereins muss kein riesiges IT-Projekt sein. Im Gegenteil: Der beste Einstieg ist häufig erstaunlich einfach.

• Mitglieder zentral verwalten.

• Beiträge digital organisieren.

• Dokumente gemeinsam verwalten.

• Veranstaltungen und Aufgaben strukturieren.

• Mitglieder besser informieren.

• Website und Vereinsverwaltung miteinander verbinden.

Danach können weitere Bausteine wie Mitgliederbereich oder Vereins-App hinzukommen. Entscheidend ist, dass die Digitalisierung nicht zum Selbstzweck wird.

Das Ziel sollte immer sein:

Weniger Verwaltungsaufwand für den Vorstand und mehr Zeit für das eigentliche Vereinsleben.

asVerein verfolgt genau diesen Ansatz und verbindet Vereinsverwaltung mit WordPress. Die Mitgliederverwaltung kann dabei unter anderem Mitgliedsdaten, Mitgliedschaften, Gruppen, Dokumente, Nachrichten, Registrierung und weitere Vereinsprozesse abbilden.

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