Mit einer digitalen Mitgliederverwaltung für deinen Verein organisierst du Mitgliederdaten, Mitgliedschaften, Gruppen und weitere Informationen zentral an einem Ort.
asVerein integriert die Mitgliederverwaltung direkt in deine WordPress-Vereinshomepage. So musst du Mitgliederdaten nicht mehr in separaten Excel-Listen pflegen und kannst deine Vereinswebsite, Mitgliederverwaltung und deinen Mitgliederbereich miteinander verbinden.
Mitgliederverwaltung im Verein: alle Daten zentral an einem Ort
Eine aktuelle Mitgliederverwaltung ist die Grundlage für viele Aufgaben im Verein. Schließlich benötigt nicht nur der Vorstand Mitgliederdaten. Auch Beitragsverwaltung, Abteilungen, Veranstaltungen oder die Kommunikation mit Mitgliedern greifen darauf zurück.
Mit asVerein verwaltest du diese Daten zentral in WordPress.
Zu einem Mitglied kannst du beispielsweise folgende Informationen hinterlegen:
Damit entsteht aus einer einfachen Mitgliederliste eine zentrale Mitgliederverwaltung für deinen Verein.
Welche Vorteile bietet eine digitale Mitgliederverwaltung?
Mitglieder online verwalten
Da asVerein direkt in WordPress integriert wird, kannst du deine Mitgliederverwaltung über deine bestehende Website nutzen. Die Verwaltung ist dadurch nicht an einen bestimmten Vereinscomputer gebunden.
Weniger Excel und doppelte Datenpflege
Separate Mitgliederlisten führen schnell zu unterschiedlichen Datenständen. Mit einer zentralen Mitgliederverwaltung arbeiten berechtigte Verantwortliche mit demselben Datenbestand.
Vereinsstrukturen abbilden
Organisiere deine Mitglieder beispielsweise nach Mannschaften, Abteilungen, Arbeitsgruppen oder anderen Bereichen deines Vereins.
Individuell an deinen Verein anpassen
Jeder Verein benötigt andere Mitgliederdaten. Deshalb kannst du die vorhandenen Datenfelder durch eigene Felder ergänzen.
Mitglieder einfach erfassen und bearbeiten
Die Mitgliederliste gibt dir einen zentralen Überblick über die Mitglieder deines Vereins.
Über Such- und Filtermöglichkeiten kannst du bestimmte Mitglieder finden und die angezeigten Informationen an deine Anforderungen anpassen.
In der Detailansicht eines Mitglieds lassen sich anschließend alle relevanten Informationen verwalten.
Dazu gehören neben persönlichen Daten beispielsweise Mitgliedschaften, Zahlungsinformationen, Gruppen, Funktionen, Dokumente oder Beiträge.
So findest du die Informationen zu einem Mitglied an einer zentralen Stelle, statt sie über verschiedene Listen und Dateien zu verteilen.
Individuelle Mitgliederdaten mit eigenen Feldern verwalten
Nicht jeder Verein benötigt dieselben Informationen.
Ein Sportverein möchte beispielsweise Mannschaft, Sportart oder Trikotgröße erfassen. Ein Musikverein benötigt möglicherweise Angaben zu Instrument oder Ensemble. Andere Vereine möchten Qualifikationen, Funktionen oder individuelle Merkmale dokumentieren.
Mit Custom Fields kannst du die Mitgliederverwaltung um eigene Datenfelder erweitern.
Dadurch lässt sich die Mitgliederverwaltung an die tatsächlichen Anforderungen deines Vereins anpassen.
Mitgliedschaften und Mitgliedsbeiträge zuordnen
Mit asVerein kannst du verschiedene Mitgliedschaften anlegen und deinen Mitgliedern zuordnen.
So lassen sich beispielsweise unterschiedliche Mitgliedschaftsmodelle für:
- Erwachsene
- Jugendliche
- Familien
- Fördermitglieder
- passive Mitglieder
abbilden.
Für Mitgliedschaften können unter anderem unterschiedliche Beiträge und Laufzeiten festgelegt werden.
Die Mitgliederverwaltung bildet damit die zentrale Grundlage für die weitere Beitragsverwaltung deines Vereins.
Gruppen und Abteilungen organisieren
Viele Vereine bestehen aus mehreren Abteilungen, Mannschaften, Kursen oder Arbeitsgruppen.
Mit asVerein kannst du Mitglieder entsprechenden Gruppen zuordnen und damit deine Vereinsstruktur digital abbilden.
Ein Sportverein kann beispielsweise seine Abteilungen und Mannschaften organisieren, während ein Kulturverein Arbeitsgruppen oder Ensembles abbildet.
Auch Funktionen innerhalb einer Gruppe können einem Mitglied zugeordnet werden.
Neue Mitglieder online aufnehmen
Eine digitale Mitgliederverwaltung beginnt idealerweise bereits beim Eintritt in den Verein.
Mit asVerein kannst du einen Online-Mitgliedsantrag in deine Vereinshomepage integrieren. Interessierte geben ihre Daten direkt über ein Formular ein.
Dabei können neben persönlichen Daten auch individuelle Felder und – abhängig von der Konfiguration – Zahlungsinformationen abgefragt werden.
Das reduziert die manuelle Übertragung von Daten aus Papierformularen oder E-Mails.
Mitgliederbereich mit der Mitgliederverwaltung verbinden
Die Mitgliederverwaltung von asVerein ist mit der WordPress-Benutzerverwaltung verbunden.
Dadurch kannst du deinen Mitgliedern einen persönlichen Zugang zu deiner Vereinshomepage bereitstellen.
In einem geschützten Mitgliederbereich können beispielsweise interne Inhalte, Termine oder Dokumente bereitgestellt werden.
Mitglieder können abhängig von deiner Konfiguration außerdem eigene Daten pflegen. Ändert sich beispielsweise eine Adresse, muss die Information nicht erst per E-Mail an den Vorstand geschickt und anschließend manuell übertragen werden.
So werden Mitgliederverwaltung und Mitgliederbereich zu einem gemeinsamen System.
Bestehende Mitglieder aus Excel oder CSV importieren
Du führst deine Mitgliederverwaltung bisher mit Excel oder einer anderen Software?
Vorhandene Mitgliederdaten können über die Importfunktion in asVerein übernommen werden.
Beim Import kannst du vorhandene Datenfelder zuordnen und neue Mitglieder inklusive WordPress-Benutzerkonto anlegen.
Auch ein Export der Mitgliederdaten ist möglich.
Damit musst du beim Einstieg in die digitale Mitgliederverwaltung nicht jeden Mitgliedsdatensatz einzeln neu anlegen.
Mitgliederverwaltung im Detail – Mitgliederdaten bearbeiten
In der Detail-Ansicht der Mitgliederverwaltung können die Mitgliedsdaten erstellt und bearbeitet werden. Diese ist dabei in folgende Bereiche unterteilt:
Mitglieder direkt erreichen
Mitgliederdaten sind häufig auch die Grundlage für die Vereinskommunikation.
Über asVerein kannst du beispielsweise Nachrichten an einzelne Mitglieder senden. Für die Kommunikation mit größeren Mitgliedergruppen stehen weitere Funktionen wie Newsletter zur Verfügung.
Auch Veranstaltungen und andere Bereiche der Vereinsverwaltung können mit der Kommunikation verbunden werden.
Dadurch musst du Kontaktdaten nicht erst aus separaten Mitgliederlisten zusammensuchen.
Mitgliederdokumente zentral verwalten
Zu einem Mitglied können auch Dokumente hinterlegt werden.
Das können je nach Verein beispielsweise Anträge, Bescheinigungen oder andere mitgliedsbezogene Unterlagen sein.
Dabei kann festgelegt werden, ob ein Dokument nur für die Verwaltung oder auch für das jeweilige Mitglied sichtbar sein soll.
So lassen sich wichtige Informationen direkt dem entsprechenden Mitglied zuordnen.
Mitgliederverwaltung direkt in WordPress
Der wesentliche Unterschied von asVerein zu vielen eigenständigen Lösungen: Die Mitgliederverwaltung wird direkt in deine WordPress-Website integriert.
Wenn dein Verein bereits eine WordPress-Vereinshomepage betreibt, musst du deshalb nicht zwangsläufig ein komplett getrenntes System für die Mitgliederverwaltung einführen.
Deine WordPress-Website wird stattdessen um die Funktionen für die Vereinsverwaltung erweitert.
Das ermöglicht eine direkte Verbindung mit weiteren Bereichen wie:
- Mitgliederbereich
- Mitgliedsantrag
- Mitgliedsbeiträge
- Gruppen und Abteilungen
- Veranstaltungen
- Dokumente
- Newsletter und Kommunikation
- digitalem Mitgliedsausweis
So können Vereinshomepage und Vereinsverwaltung auf einer gemeinsamen WordPress-Basis arbeiten.
Für welche Vereine eignet sich die Mitgliederverwaltung?
asVerein kann für unterschiedliche Vereinsarten eingesetzt werden.
Sportvereine
Verwalte Mitglieder, Mannschaften, Abteilungen, Funktionen und unterschiedliche Mitgliedschaften.
Musik- und Kulturvereine
Organisiere Mitglieder beispielsweise nach Ensembles, Gruppen, Funktionen oder individuellen Merkmalen.
Kleine und mittlere Vereine
Ersetze verteilte Excel-Listen durch eine zentrale Mitgliederverwaltung, auf die die zuständigen Personen zugreifen können.
Verbände und größere Organisationen
Die Mitgliederverwaltung selbst besitzt keine fest vorgegebene Begrenzung der Anzahl der Mitgliedsdatensätze. Die praktisch mögliche Größe hängt unter anderem von der eingesetzten Server-Infrastruktur ab.
Von der Mitgliederverwaltung zur kompletten Vereinsverwaltung
Mitgliederdaten stehen selten für sich allein.
Ein Mitglied zahlt Beiträge, gehört vielleicht einer Abteilung an, meldet sich zu Veranstaltungen an, benötigt Dokumente oder nutzt einen geschützten Mitgliederbereich.
Deshalb lässt sich die Mitgliederverwaltung von asVerein mit weiteren Modulen der Vereinsverwaltung verbinden.
Du kannst deine WordPress-Website damit schrittweise von einer reinen Vereinshomepage zu einer zentralen digitalen Vereinsplattform erweitern.
Häufige Fragen zur Mitgliederverwaltung für Vereine
Mitgliederverwaltung für deinen Verein mit asVerein
Mit asVerein verwaltest du deine Mitglieder zentral und direkt in WordPress.
Statt Mitgliederlisten, Vereinshomepage und weitere Werkzeuge voneinander zu trennen, kannst du deine Mitgliederdaten mit anderen Bereichen deiner Vereinsverwaltung verbinden.
So entsteht Schritt für Schritt eine zentrale Plattform für Vorstand, Verantwortliche und Mitglieder.
Starte jetzt mit der digitalen Mitgliederverwaltung für deinen Verein.