Welche persönlichen Daten müssen im Mitgliedsantrag angegeben werden?
Wer Mitglied in einem Verein werden möchte, füllt in der Regel einen Mitgliedsantrag aus. Doch welche persönlichen Daten dürfen und müssen dabei überhaupt erhoben werden? Gerade im Hinblick auf den Datenschutz (DSGVO) ist es wichtig zu unterscheiden, welche Angaben zwingend erforderlich sind und welche nur optional abgefragt werden dürfen.
Pflichtangaben – was der Verein wirklich braucht
Ein Verein benötigt bestimmte Daten, um die Mitgliedschaft rechtlich und organisatorisch korrekt führen zu können. Dazu gehören in der Regel:
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Name und Vorname – zur eindeutigen Identifizierung der Person.
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Geburtsdatum – wichtig zur Feststellung der Geschäftsfähigkeit, zur Abgrenzung von Jugend- und Erwachsenenbeiträgen oder für Versicherungszwecke.
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Anschrift – für die postalische Erreichbarkeit und offizielle Mitteilungen.
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Kontaktdaten (Telefon oder E-Mail) – für schnelle Kommunikation und Einladungen zu Versammlungen.
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Bankverbindung – sofern der Mitgliedsbeitrag per Lastschrift eingezogen werden soll.
Diese Angaben sind in der Regel ausreichend, um die Mitgliedschaft zu verwalten.
Optionale Angaben – nur mit Zustimmung
Viele Vereine fragen zusätzliche Informationen ab, die für die reine Mitgliedschaft nicht zwingend erforderlich sind. Dazu zählen zum Beispiel:
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Beruf oder Arbeitgeber
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besondere Interessen oder Fähigkeiten (z. B. für ehrenamtliche Tätigkeiten)
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Passfoto (z. B. für Ausweise oder Zutrittskarten)
Solche Angaben dürfen nur freiwillig erfolgen und sollten klar als optional gekennzeichnet sein.
Datenschutzrechtliche Aspekte
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen Vereine nur die Daten erheben, die für die Verwaltung der Mitgliedschaft notwendig sind. Wichtig ist daher:
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Transparenz: Der Verein muss im Mitgliedsantrag eine Datenschutzerklärung oder zumindest einen Hinweis auf die Datenverarbeitung geben.
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Zweckbindung: Daten dürfen nur für Vereinszwecke genutzt werden, nicht etwa für Werbung Dritter.
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Löschung: Mit Austritt des Mitglieds sind die Daten nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zu löschen.
Fazit
Im Mitgliedsantrag dürfen Vereine nur die Daten abfragen, die für die Begründung und Verwaltung der Mitgliedschaft notwendig sind – insbesondere Name, Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten und ggf. Bankverbindung. Alles darüber hinaus ist freiwillig und sollte klar erkennbar so behandelt werden. Wer als Verein datensparsam vorgeht und Mitglieder transparent informiert, schafft Vertrauen und erfüllt gleichzeitig die Anforderungen der DSGVO.
Er ist passionierter PHP-Entwickler
und arbeitet seit vielen Jahren im Bereich Wordpress.