Anmeldungen verwalten, Anwesenheitslisten führen und protokollieren
Eine Anwesenheitsliste im Verein dokumentiert, welche Mitglieder an einer Mitgliederversammlung, einem Training, einem Kurs oder einer anderen Vereinsveranstaltung teilgenommen haben.
Mit asVerein kannst du Anmeldungen und Anwesenheiten direkt mit deinen Terminen und Mitgliederdaten verbinden. Mitglieder können sich zu Veranstaltungen an- oder abmelden, Verantwortliche können Anwesenheiten erfassen und die entsprechenden Listen anschließend einsehen und exportieren.
So ersetzt du separate Papierlisten und Excel-Dateien durch eine digitale Anwesenheitsverwaltung innerhalb deiner Vereinsverwaltung.
Anwesenheitslisten direkt mit Terminen verbinden
Mit dem Event-Modul von asVerein kannst du für deine Vereinstermine eine Anwesenheitsliste aktivieren.
Die Teilnehmer werden dabei direkt mit dem jeweiligen Termin verknüpft.
Das eignet sich beispielsweise für:
- Mitgliederversammlungen
- Vorstandssitzungen
- Trainings
- Übungsstunden
- Kurse
- Workshops
- Vereinsveranstaltungen
- Jugend- und Gruppenstunden
- Fortbildungen
- regelmäßige Vereinstermine
Dadurch musst du Namen und Mitgliedsdaten nicht für jeden Termin erneut in einer separaten Tabelle erfassen.
Anmeldungen zu Veranstaltungen verwalten
Noch bevor die eigentliche Anwesenheit erfasst wird, kannst du mit asVerein die Anmeldung zu einem Termin organisieren.
Mitglieder können sich zu Veranstaltungen anmelden oder absagen.
Zusätzlich kannst du Mitglieder gezielt zu einem Termin einladen.
Auch eine Anmeldung für Personen, die keine Mitglieder des Vereins sind, kann über ein separates Formular ermöglicht werden.
Damit lassen sich zwei unterschiedliche Informationen voneinander unterscheiden:
Anmeldung: Wer plant teilzunehmen?
Anwesenheit: Wer war tatsächlich anwesend?
Gerade bei größeren Veranstaltungen ist diese Unterscheidung hilfreich.
Anwesenheitsliste mit asVerein führen
Zum jeweiligen Event können Mitglieder hinzugefügt oder eingeladen werden.
Anschließend lässt sich erfassen, wer tatsächlich anwesend war.
Die Anwesenheitsliste kann nicht nur innerhalb der WordPress-Administration bearbeitet werden. Berechtigte Personen können sie auch über die Vereinshomepage beziehungsweise die VereinsApp verwalten.
Das ist beispielsweise praktisch für Trainer, Kursleiter oder Verantwortliche einer Mitgliederversammlung.
Die Anwesenheit wird dort erfasst, wo sie entsteht – direkt beim jeweiligen Termin.
Anwesenheitsliste über die VereinsApp
Besonders praktisch ist die mobile Anwesenheitserfassung.
Die Anwesenheitsliste von asVerein steht auch in der VereinsApp zur Verfügung.
Dadurch kann die Teilnahme direkt mit dem Smartphone gepflegt werden.
Je nach Konfiguration können sich Mitglieder selbst als anwesend eintragen oder ein Verantwortlicher übernimmt die Anwesenheitserfassung.
Das eignet sich beispielsweise direkt vor Ort:
- beim Training
- bei einer Mannschaftssitzung
- bei einem Kurs
- bei einer Mitgliederversammlung
- bei einer Vereinsveranstaltung
Damit muss eine Papierliste später nicht erneut in die Vereinsverwaltung übertragen werden.
Wofür benötigt ein Verein eine Anwesenheitsliste?
Anwesenheitslisten können im Vereinsalltag unterschiedliche Aufgaben erfüllen.
Bei regelmäßigen Trainings helfen sie beispielsweise dabei, die Teilnahme zu dokumentieren und Vereinsangebote auszuwerten.
Bei einer Mitgliederversammlung kann die Anwesenheitsliste dagegen bei der Feststellung der Teilnehmerzahl, der Stimmberechtigung und gegebenenfalls der Beschlussfähigkeit eine wichtige Rolle spielen.
Weitere Einsatzmöglichkeiten sind:
- Nachweis der Teilnahme
- Planung zukünftiger Termine
- Dokumentation von Kursen
- Organisation von Gruppen
- Nachweise bei geförderten Projekten
- Auswertung von Vereinsangeboten
- Dokumentation von Fortbildungen
- Erfassung ehrenamtlicher Einsätze
Welche Informationen benötigt werden, hängt dabei immer vom konkreten Zweck der Anwesenheitsliste ab.
Vorteile einer digitalen Anwesenheitsliste
Eine digitale Anwesenheitsliste kann gegenüber Papierlisten oder separaten Tabellen mehrere Vorteile bieten.
Vorhandene Mitgliederdaten nutzen
Die Mitglieder sind bereits in der Vereinsverwaltung vorhanden und müssen nicht für jede Veranstaltung erneut eingegeben werden.
Termine und Teilnehmer verbinden
Die Anwesenheit wird direkt dem jeweiligen Termin zugeordnet.
Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Mitglieder an welcher Veranstaltung teilgenommen haben.
Mobile Erfassung
Berechtigte Personen können die Anwesenheit direkt vor Ort erfassen.
Anmeldungen und Anwesenheiten unterscheiden
Der Verein kann zunächst erfassen, wer sich für eine Veranstaltung angemeldet hat, und anschließend dokumentieren, wer tatsächlich teilgenommen hat.
Listen exportieren
Anmelde- und Anwesenheitslisten können für die weitere Verwendung exportiert werden.
Zugriffsrechte verwalten
Nicht jedes Vereinsmitglied muss Zugriff auf sämtliche Verwaltungsdaten erhalten.
Über entsprechende Berechtigungen kann festgelegt werden, wer Anwesenheitslisten einsehen oder bearbeiten darf.
Anwesenheitsliste bei der Mitgliederversammlung
Bei einer Mitgliederversammlung ist eine Anwesenheitsliste besonders sinnvoll.
Sie kann dokumentieren, wie viele Mitglieder tatsächlich an der Versammlung teilgenommen haben.
Je nach Satzung und Situation können darüber hinaus Angaben zur Stimmberechtigung oder zu zulässigen Vertretungen relevant sein.
Die Anwesenheitsliste kann anschließend gemeinsam mit dem Versammlungsprotokoll aufbewahrt werden, sodass später nachvollziehbar bleibt, wie sich die festgestellte Teilnehmerzahl zusammensetzte.
Eine Anwesenheitsliste für die Mitgliederversammlung kann beispielsweise folgende Angaben enthalten:
- Name des Vereins
- Bezeichnung der Versammlung
- Datum
- Uhrzeit
- Ort
- Vor- und Nachname
- Mitgliedsnummer
- Anwesenheitsstatus
- Stimmberechtigung, soweit erforderlich
- gegebenenfalls Vertretung
- gegebenenfalls Zeitpunkt des Erscheinens oder Verlassens
- Unterschrift, soweit erforderlich
Welche dieser Angaben tatsächlich benötigt werden, hängt von der Satzung und dem konkreten Dokumentationszweck ab.
Welche Angaben gehören auf eine Anwesenheitsliste?
Eine einfache Anwesenheitsliste für Training, Kurs oder Vereinsveranstaltung benötigt häufig nur wenige Angaben.
| Angabe | Zweck |
|---|---|
| Veranstaltung | Zuordnung der Anwesenheitsliste |
| Datum und Uhrzeit | zeitliche Dokumentation |
| Vor- und Nachname | Identifikation des Teilnehmers |
| Anwesenheitsstatus | beispielsweise anwesend oder abwesend |
| Bemerkung | nur bei konkretem Bedarf |
| Unterschrift | falls ein bestätigter Nachweis benötigt wird |
Grundsätzlich sollte ein Verein nur die Informationen erfassen, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich benötigt werden.
Für ein normales Training sind beispielsweise deutlich weniger Informationen erforderlich als für eine Mitgliederversammlung mit Abstimmungen.
Einfache Vorlage für eine Anwesenheitsliste im Verein
Wer zunächst mit einer einfachen Anwesenheitsliste arbeiten möchte, kann beispielsweise folgende Struktur verwenden:
Verein: ______________________________
Veranstaltung: _______________________
Datum: ______________________________
Ort: _________________________________
| Nr. | Vor- und Nachname | Mitgliedsnummer | Status | Unterschrift |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 |
Nicht benötigte Spalten sollten entfernt werden.
Bei einem normalen Training ist eine Unterschrift beispielsweise häufig nicht erforderlich. Bei anderen Veranstaltungen kann ein bestätigter Teilnahmenachweis dagegen sinnvoll oder notwendig sein.
Wer Anwesenheitslisten regelmäßig benötigt, kann diese Aufgabe direkt digital mit der Vereinsverwaltung verbinden.
Ist eine Anwesenheitsliste im Verein Pflicht?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, bei jeder Vereinsveranstaltung eine Anwesenheitsliste zu führen, besteht nicht.
Die Notwendigkeit einer Dokumentation kann sich jedoch aus dem konkreten Anlass ergeben.
Mögliche Gründe sind beispielsweise:
- Vereinssatzung
- Geschäftsordnung
- Wahlordnung
- Vorgaben eines Förderprogramms
- vertragliche Verpflichtungen
- Anforderungen bestimmter Kurse oder Veranstaltungen
- Dokumentation einer Mitgliederversammlung
Insbesondere bei Mitgliederversammlungen ist eine Teilnehmer- beziehungsweise Anwesenheitsliste sinnvoll, um die Teilnehmerzahl und gegebenenfalls Stimmberechtigung und Beschlussfähigkeit nachvollziehbar zu dokumentieren.
Welche Anforderungen im konkreten Fall gelten, sollte der Verein anhand seiner Satzung und des jeweiligen Anlasses prüfen.
Anwesenheitsliste und DSGVO: Was muss der Verein beachten?
Namen und Informationen über die Teilnahme an einer Veranstaltung sind personenbezogene Daten.
Auch bei einer Anwesenheitsliste müssen Vereine deshalb die datenschutzrechtlichen Anforderungen berücksichtigen.
Zweck der Anwesenheitsliste festlegen
Zunächst sollte klar sein, warum die Anwesenheit dokumentiert wird.
Das kann beispielsweise die Organisation eines Trainings, die Dokumentation einer Mitgliederversammlung oder ein erforderlicher Nachweis gegenüber einem Fördermittelgeber sein.
Rechtsgrundlage prüfen
Nicht jede Anwesenheitsliste setzt automatisch eine Einwilligung voraus.
Welche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung geeignet ist, hängt vom jeweiligen Zweck und der konkreten Situation ab.
Bei Unsicherheiten oder besonderen personenbezogenen Daten sollte fachkundiger datenschutzrechtlicher Rat eingeholt werden.
Nur erforderliche Daten erfassen
Für eine normale Anwesenheitskontrolle können Name, Termin und Anwesenheitsstatus bereits ausreichen.
Private Anschriften, Telefonnummern, Geburtsdaten oder andere Informationen sollten nicht vorsorglich auf einer Teilnehmerliste gesammelt werden.
Zugriff beschränken
Nicht jeder sollte Zugriff auf sämtliche Anwesenheitsdaten erhalten.
Bei Papierlisten ist außerdem problematisch, dass Teilnehmer möglicherweise die Daten anderer Personen sehen können.
Digitale Systeme bieten hier den Vorteil, dass Zugriffsrechte gezielt vergeben werden können.
Mitglieder informieren
Betroffene Personen sollten nachvollziehen können, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden.
Die entsprechenden Informationen können beispielsweise über die Datenschutzinformationen des Vereins bereitgestellt werden.
Speicherdauer festlegen
Anwesenheitsdaten sollten nicht unbegrenzt gespeichert werden.
Wie lange eine Liste benötigt wird, hängt vom jeweiligen Zweck und möglichen gesetzlichen oder vertraglichen Nachweispflichten ab.
Eine Trainingsliste kann deshalb eine andere Speicherdauer haben als eine Anwesenheitsliste, die Bestandteil der Dokumentation einer Mitgliederversammlung ist.
Papier, Excel oder digitale Anwesenheitsliste?
Vereine haben unterschiedliche Möglichkeiten, Anwesenheiten zu dokumentieren.
Anwesenheitsliste auf Papier
Papierlisten sind einfach und benötigen keine technische Ausstattung.
Für eine einmalige kleine Veranstaltung kann das ausreichend sein.
Nachteile entstehen vor allem bei regelmäßiger Verwendung.
Die Daten müssen später gegebenenfalls übertragen werden, Papierlisten können verloren gehen und personenbezogene Daten sind für andere Teilnehmer möglicherweise sichtbar.
Anwesenheitsliste mit Excel
Excel oder eine andere Tabellenkalkulation bietet mehr Möglichkeiten zur Sortierung und Auswertung.
Für kleine Vereine kann das zunächst ausreichend sein.
Mit zunehmender Nutzung entstehen allerdings häufig verschiedene Dateiversionen. Außerdem muss der Verein selbst regeln, wer Zugriff auf die Dateien erhält, wo sie gespeichert werden, wie Backups erfolgen und wann Daten gelöscht werden.
Digitale Anwesenheitsliste in der Vereinsverwaltung
Eine integrierte Vereinsverwaltung verbindet Mitglieder, Termine, Anmeldungen und Anwesenheiten miteinander.
Mitgliederdaten müssen dadurch nicht mehrfach gepflegt werden.
Genau hier setzt asVerein an:
Mitglied → Termin → Anmeldung → Anwesenheit
Die einzelnen Informationen bleiben miteinander verbunden und können von entsprechend berechtigten Personen verwaltet werden.
So erstellst du eine Anwesenheitsliste im Verein
1. Zweck festlegen
Überlege zunächst, warum die Anwesenheit dokumentiert werden soll.
Davon hängen die benötigten Angaben und die spätere Speicherdauer ab.
2. Termin anlegen
Lege Training, Mitgliederversammlung oder Veranstaltung als Termin an.
3. Mitglieder einladen oder hinzufügen
Die entsprechenden Mitglieder können zum Event eingeladen beziehungsweise hinzugefügt werden.
4. Anmeldungen verwalten
Mitglieder können sich je nach Konfiguration anmelden oder absagen.
Bei Bedarf können auch externe Teilnehmer über ein separates Formular berücksichtigt werden.
5. Anwesenheit erfassen
Beim Termin wird dokumentiert, welche Teilnehmer tatsächlich anwesend sind.
6. Liste auswerten oder exportieren
Die Teilnehmer- beziehungsweise Anwesenheitsliste kann anschließend eingesehen und bei Bedarf exportiert werden.
Anmeldungen auch für Nicht-Mitglieder
Nicht jede Vereinsveranstaltung richtet sich ausschließlich an Mitglieder.
Bei öffentlichen Veranstaltungen, Kursen oder Schnupperangeboten können auch externe Teilnehmer relevant sein.
asVerein bietet deshalb zusätzlich eine Anmeldemöglichkeit für Nicht-Mitglieder über ein separates Formular.
Dadurch kann der Verein sowohl interne Mitgliederveranstaltungen als auch Angebote mit externen Teilnehmern organisieren.
Anwesenheitslisten exportieren
Anmelde- und Anwesenheitslisten können aus asVerein exportiert werden.
Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn eine Liste:
- archiviert,
- weiterverarbeitet,
- für eine interne Auswertung genutzt oder
- im Rahmen eines erforderlichen Nachweises bereitgestellt
werden soll.
Welche Daten dabei benötigt und weitergegeben werden dürfen, sollte wiederum anhand des jeweiligen Zwecks geprüft werden.
Anwesenheitsliste und Vereinsverwaltung verbinden
Eine Anwesenheitsliste ist im Verein normalerweise kein isolierter Datensatz.
Die teilnehmenden Personen sind Mitglieder. Die Anwesenheit gehört zu einem Termin. Der Termin wiederum ist Teil des Vereinskalenders.
Eine integrierte Vereinsverwaltung kann diese Informationen miteinander verbinden.
Mit asVerein werden Mitgliederdaten, Termine, Anmeldungen und Anwesenheitslisten innerhalb der WordPress-basierten Vereinsverwaltung verwaltet.
Dadurch entfällt die parallele Pflege derselben Informationen in verschiedenen Tabellen und Systemen.
Vorteile von asVerein für Anmeldungen und Anwesenheitslisten
Mit asVerein kannst du:
- Termine und Veranstaltungen verwalten,
- Mitglieder zu Veranstaltungen einladen,
- An- und Abmeldungen ermöglichen,
- externe Anmeldungen für Nicht-Mitglieder bereitstellen,
- Anwesenheitslisten zu Terminen führen,
- Teilnehmer als anwesend oder nicht anwesend erfassen,
- Anwesenheiten über die Vereinshomepage bearbeiten,
- Anwesenheiten mobil über die VereinsApp erfassen,
- Berechtigungen für Verantwortliche vergeben und
- Anmelde- und Anwesenheitslisten exportieren.
Damit wird die Anwesenheitsliste zu einem direkten Bestandteil der digitalen Vereinsverwaltung.
Häufige Fragen zur Anwesenheitsliste im Verein
Anwesenheitslisten mit asVerein digital verwalten
Eine Anwesenheitsliste im Verein hilft dabei, Teilnehmer nachvollziehbar zu dokumentieren und Veranstaltungen besser zu organisieren.
Bei regelmäßigen Trainings, Kursen und Veranstaltungen stößt die Verwaltung mit Papier oder einzelnen Excel-Dateien jedoch schnell an praktische Grenzen.
Mit asVerein werden Termine, Mitglieder, Anmeldungen und Anwesenheiten direkt miteinander verbunden.
Mitglieder können sich anmelden oder absagen, Verantwortliche können die tatsächliche Anwesenheit direkt vor Ort erfassen und die entsprechenden Listen können anschließend eingesehen und exportiert werden.
Besonders praktisch ist die Verbindung mit der Vereinshomepage und der VereinsApp: Die Anwesenheit kann dort erfasst werden, wo das Vereinsleben tatsächlich stattfindet.