Ein Aufnahmeantrag dokumentiert, dass eine Person Mitglied in einem Verein werden möchte. Er erfasst die erforderlichen Mitgliedsdaten und informiert über Beiträge, Satzung, Datenschutz und den weiteren Aufnahmeprozess.
Mit asVerein können Sie einen digitalen Aufnahmeantrag direkt in Ihre WordPress-Vereinswebsite einbinden. Interessenten füllen das Formular online aus. Anschließend können Sie den Antrag prüfen und das neue Mitglied in Ihre Vereinsverwaltung übernehmen.
Das Wichtigste in Kürze
Ein guter Aufnahmeantrag für Vereine sollte:
- nur die tatsächlich benötigten Mitgliedsdaten abfragen,
- die gewünschte Mitgliedschaft und den Eintrittstermin erfassen,
- transparent über Beiträge und Vereinsregeln informieren,
- die erforderlichen Datenschutzinformationen enthalten,
- bei Bedarf ein SEPA-Lastschriftmandat ermöglichen,
- die Zustimmung gesetzlicher Vertreter berücksichtigen,
- den weiteren Aufnahmeprozess verständlich erklären.
Welche Angaben Ihr Verein benötigt und wie die Aufnahme erfolgt, richtet sich insbesondere nach Ihrer Vereinssatzung und der Organisation Ihres Vereins.
Was ist ein Aufnahmeantrag im Verein?
Mit einem Aufnahmeantrag erklärt eine Person, dass sie einem Verein beitreten möchte. Der Antrag allein führt jedoch nicht in jedem Fall sofort zur Mitgliedschaft.
Häufig muss der Vorstand oder ein anderes in der Satzung bestimmtes Vereinsorgan dem Antrag zunächst zustimmen. Die Mitgliedschaft beginnt dann zu dem Zeitpunkt, der sich aus der Satzung, dem Antrag oder der Aufnahmebestätigung ergibt.
Ein schriftlicher oder digital dokumentierter Antrag sorgt dafür, dass beide Seiten nachvollziehen können:
- wer die Mitgliedschaft beantragt hat,
- welche Mitgliedschaft ausgewählt wurde,
- ab wann sie beginnen soll,
- welche Beiträge vereinbart wurden,
- welche Erklärungen abgegeben wurden,
- ob der Verein den Antrag angenommen hat.
Aufnahmeantrag oder Mitgliedsantrag: Was ist der Unterschied?
Die Begriffe „Aufnahmeantrag“, „Mitgliedsantrag“ und „Antrag auf Mitgliedschaft“ werden im Vereinsalltag meist gleichbedeutend verwendet.
In allen Fällen beantragt eine Person die Aufnahme in einen Verein. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung des Formulars, sondern dass der Beitrittswunsch eindeutig erklärt und das in der Vereinssatzung vorgesehene Aufnahmeverfahren eingehalten wird.
Ist ein Aufnahmeantrag gesetzlich vorgeschrieben?
Eine bestimmte Form des Aufnahmeantrags ist für Vereine nicht allgemein vorgeschrieben. Nach § 58 Nr. 1 BGB soll die Vereinssatzung Bestimmungen über den Eintritt und Austritt der Mitglieder enthalten.
Die Satzung kann beispielsweise regeln:
- wer Mitglied werden darf,
- ob der Antrag schriftlich gestellt werden muss,
- wer über die Aufnahme entscheidet,
- wann die Mitgliedschaft beginnt,
- welche Arten von Mitgliedschaften angeboten werden.
Prüfen Sie deshalb zuerst die Satzung Ihres Vereins. Der verwendete Aufnahmeantrag und das tatsächliche Aufnahmeverfahren sollten zu diesen Regelungen passen.
Ein dokumentierter Antrag ist auch dann sinnvoll, wenn die Satzung keine besondere Form verlangt. Er schafft Klarheit und erleichtert die Vereinsverwaltung.
Was gehört in einen Aufnahmeantrag für Vereine?
Der genaue Inhalt hängt vom jeweiligen Verein ab. Ein Sportverein benötigt möglicherweise Angaben zur Abteilung oder zum zuständigen Fachverband. Ein Förderverein kommt dagegen häufig mit deutlich weniger Informationen aus.
Grundsätzlich kommen folgende Inhalte infrage:
Persönliche Angaben
Typische Angaben zum Antragsteller sind:
- Vor- und Nachname
- Anschrift
- Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
Fragen Sie nur Daten ab, die Sie für die Aufnahme, Durchführung der Mitgliedschaft oder einen anderen klar benannten Zweck tatsächlich benötigen.
Angaben zur Mitgliedschaft
Der Antrag sollte eindeutig erkennen lassen, welche Mitgliedschaft gewünscht wird. Mögliche Felder sind:
- gewünschter Beginn der Mitgliedschaft
- aktive oder passive Mitgliedschaft
- Einzel-, Familien- oder Fördermitgliedschaft
- Abteilung, Mannschaft oder Gruppe
- gewünschter Mitgliedsbeitrag
- gegebenenfalls beantragte Beitragsermäßigung
Satzung und Vereinsordnungen
Neue Mitglieder sollten vor der Antragstellung Zugang zu den maßgeblichen Vereinsunterlagen erhalten. Dazu können gehören:
- Vereinssatzung
- Beitragsordnung
- Geschäfts- oder Vereinsordnung
- Abteilungsordnung
- Datenschutzhinweise
Im Formular kann bestätigt werden, dass die bereitgestellten Unterlagen zur Kenntnis genommen wurden. Achten Sie dabei darauf, notwendige Erklärungen und freiwillige Einwilligungen klar voneinander zu trennen.
Beiträge und Zahlungsweise
Informieren Sie verständlich darüber:
- wie hoch der Mitgliedsbeitrag ist,
- wann der Beitrag fällig wird,
- ob eine Aufnahmegebühr anfällt,
- welche Zahlungsarten verfügbar sind,
- ob sich die Beitragshöhe aus einer separaten Beitragsordnung ergibt.
Das verringert Rückfragen und verhindert Missverständnisse nach der Aufnahme.
Datum und Erklärung des Antragstellers
Der Antrag sollte eine eindeutige Erklärung enthalten, zum Beispiel:
„Hiermit beantrage ich die Aufnahme in den Verein zum angegebenen Eintrittstermin.“
Je nach Gestaltung und dem in der Satzung vorgesehenen Verfahren kann die Erklärung auf Papier, über eine elektronische Signatur oder durch das bewusste Absenden eines Onlineformulars abgegeben werden.
Datenschutz beim Aufnahmeantrag
Mit einem Aufnahmeantrag verarbeitet der Verein personenbezogene Daten. Deshalb müssen Antragsteller transparent über die Datenverarbeitung informiert werden.
Zu den relevanten Informationen gehören insbesondere:
- Name und Kontaktdaten des verantwortlichen Vereins
- Zwecke der Datenverarbeitung
- jeweilige Rechtsgrundlagen
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern
- vorgesehene Speicherdauer oder deren Kriterien
- Datenschutzrechte der betroffenen Person
- gegebenenfalls Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
- gegebenenfalls eine geplante Weitergabe an Verbände oder Versicherungen
Die vollständigen Datenschutzinformationen können direkt im Formular stehen oder über eine gut sichtbare Datenschutzerklärung bereitgestellt werden.
Eine pauschale Einwilligung in jede denkbare Datenverarbeitung ist nicht empfehlenswert. Für die Verwaltung der Mitgliedschaft erforderliche Daten und freiwillige Einwilligungen – beispielsweise für bestimmte Fotoveröffentlichungen oder Werbung – sollten getrennt behandelt werden.
Lassen Sie die konkrete Gestaltung im Zweifelsfall datenschutzrechtlich prüfen.
SEPA-Lastschriftmandat integrieren
Zieht Ihr Verein Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein, können Sie den Aufnahmeprozess mit einem SEPA-Lastschriftmandat verbinden.
Das Mandat benötigt unter anderem:
- Name und Anschrift des Zahlungspflichtigen
- IBAN
- Name des Kontoinhabers, falls abweichend
- Zahlungsempfänger
- Gläubiger-Identifikationsnummer
- Mandatsreferenz oder Hinweis auf deren spätere Mitteilung
- vorgeschriebenen Mandatstext
- Datum und Autorisierung
Das SEPA-Mandat sollte klar vom eigentlichen Aufnahmeantrag abgegrenzt sein. Prüfen Sie außerdem, welche Form der Mandatserteilung und Dokumentation Ihr Zahlungsdienstleister beziehungsweise Ihre Bank unterstützt.
Papierformular, PDF oder digitaler Aufnahmeantrag?
Vereine können Aufnahmeanträge auf unterschiedliche Weise anbieten.
Aufnahmeantrag auf Papier
Ein Papierformular ist vertraut und kann auch ohne Internetzugang verwendet werden. Die Angaben müssen anschließend jedoch häufig manuell in die Mitgliederverwaltung übertragen werden.
Das verursacht zusätzlichen Aufwand und kann zu Übertragungsfehlern führen.
Aufnahmeantrag als PDF
Ein PDF lässt sich einfach herunterladen und ausdrucken. Wird es per E-Mail zurückgesendet, müssen die Daten meistens ebenfalls manuell übernommen werden.
Achten Sie bei der Übermittlung personenbezogener Daten auf einen angemessenen Schutz.
Digitaler Aufnahmeantrag
Ein Online-Mitgliedsantrag kann direkt auf der Vereinswebsite ausgefüllt werden. Pflichtfelder, Mitgliedschaften und Auswahlmöglichkeiten lassen sich strukturiert darstellen.
Die Vorteile:
- weniger Papier und manuelle Dateneingabe
- vollständigere Anträge durch Pflichtfelder
- schnellere Bearbeitung
- automatische Eingangsbestätigungen
- strukturierte Prüfung neuer Anträge
- direkte Übernahme in die Mitgliederverwaltung
- nutzerfreundliche Antragstellung auf Smartphone und Computer
Für Mitglieder, die keinen Onlineantrag verwenden möchten, kann ergänzend eine ausdruckbare Alternative angeboten werden.
Digitalen Aufnahmeantrag mit asVerein erstellen
Mit asVerein erstellen Sie den Aufnahmeantrag direkt auf Ihrer WordPress-Website. Dabei stehen zwei grundlegende Abläufe zur Verfügung:
Direkte Registrierung: Die Daten werden unmittelbar als Benutzerdaten angelegt.
Antragsmodus: Der Antrag wird zunächst separat gespeichert. Ein berechtigter Vereinsmitarbeiter kann ihn prüfen und anschließend genehmigen.
Für einen kontrollierten Aufnahmeprozess empfiehlt sich in vielen Vereinen der Antragsmodus.
1. Neue Seite für den Aufnahmeantrag anlegen
Erstellen Sie in WordPress eine neue Seite, beispielsweise mit dem Titel „Mitglied werden“ oder „Aufnahmeantrag“.
Fügen Sie anschließend diesen Shortcode ein:
[asverein_register] oder [asverein_register_antrag]
Veröffentlichen Sie die Seite und nehmen Sie sie gut sichtbar in die Navigation Ihrer Vereinswebsite auf.
Aufnahmeantrag individuell anpassen
Sie können den Aufnahmeantrag nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Dies erfolgt in den Optionen von asVerein im Bereich Account.
Allgemeine Einstellungen
Klicken Sie auf asVerein->Optionen->Account und gehen dort in den Bereich „Account“. Hier finden Sie allgemeine Einstellungen zur Registrierung, z.B. in welchem Registrierungs-Modus asVerein arbeiten soll, ob die Registrierung generell verfügbar ist oder ob ein reCaptcha eingebunden werden soll, damit das Formular gegen Spam geschützt ist.
Felder des Formulares anpassen
Weiter unten in den Optionen „Account“ finden Sie den Bereich „Felder Registrierung“. Hier können Sie die verfügbaren Felder des Antragsformulares anpassen. Neben den persönlichen Daten können so zum Beispiel zusätzliche Felder, Auswahl einer Mitgliedschaft, Gruppenzugehörigkeit und Newsletter-Abonnement oder das Hochladen eines Dokumentes angezeigt werden.
EMail-Benachrichtigungen
In den Bereichen EMail-Registrierung und Mitgliedsantrag-Email können Sie die Templates für die verschiedenen Nachrichten und Mitteilungen bearbeiten. Dazu gehören Nachrichten bei einer neuen Registrierung, jeweils an den Administrator der Webseite und das neue Mitglied, welches den Antrag abgesendet hat.
Für die Nachrichten bearbeiten Sie jeweils die Betreffzeile, den Nachrichten-Text und das Feld „Email-From“. Hier legen Sie die Absender-Kennung fest im Format „Vereins-Name <verein@email.de>“.
Abfolge des Aufnahmeantrages
Ein Aufnahmeantrag mit asVerein unterteilt sich in mehrere Schritte.
Im ersten Schritt wird das Formular zur Eingabe der persönlichen Daten angezeigt. Hier kann entsprechend Ihren Einstellungen auch eine Mitgliedschaft gewählt werden, oder weitere Optionen.
Im zweiten Schritt erfolgt die Bestätigung der Eingabe des ersten Formulares.
Wenn eine kostenpflichtige Mitgliedschaft ausgewählt wird, dann erfolgt nun die Eingabe der Zahlungsmethode und entsprechender weitere Angaben, zum Beispiel die Kontodaten des neuen Mitgliedes.
Im dritten Schritt wird die Eingabe der Zahlungsinformation bestätigt und entsprechend der ausgewählten Zahlungsmethode ein Zahlungshinweis ausgegeben.
Wenn die Zahlungsmethode Lastschrift ausgewählt wurde, kann hier ein Lastschriftmandat hochgeladen werden.
Beispiel für einen einfachen Aufnahmetext
„Hiermit beantrage ich die Aufnahme in den [Name des Vereins] als [Art der Mitgliedschaft] zum [Eintrittsdatum]. Die für die Mitgliedschaft maßgeblichen Unterlagen, insbesondere die Vereinssatzung und die Beitragsordnung, wurden mir vor der Antragstellung zur Verfügung gestellt. Mir ist bekannt, dass die Mitgliedschaft erst nach dem in der Satzung vorgesehenen Aufnahmeverfahren wirksam wird.“
Dieser Text ist ein allgemeines Muster. Passen Sie ihn an die Satzung, Beitragsordnung und den tatsächlichen Aufnahmeprozess Ihres Vereins an.
Checkliste für Ihren Aufnahmeantrag
Prüfen Sie vor der Veröffentlichung:
- Passt das Formular zur Vereinssatzung?
- Ist klar, wer über die Aufnahme entscheidet?
- Ist der Beginn der Mitgliedschaft eindeutig geregelt?
- Werden nur erforderliche Daten abgefragt?
- Sind Beiträge und mögliche Gebühren transparent?
- Sind die Datenschutzinformationen leicht erreichbar?
- Werden freiwillige Einwilligungen getrennt erteilt?
- Ist das SEPA-Mandat korrekt eingebunden?
- Werden Minderjährige angemessen berücksichtigt?
- Funktionieren Eingangsbestätigung und interne Benachrichtigung?
- Ist das Formular auch auf Smartphones gut bedienbar?
- Wurde der komplette Ablauf mit einem Testantrag geprüft?
Häufige Fragen zum Aufnahmeantrag im Verein
Aufnahmeanträge einfacher verwalten
Ein digitaler Aufnahmeantrag verkürzt den Weg von der ersten Kontaktaufnahme bis zur gepflegten Mitgliedschaft. Mit asVerein binden Sie das Formular direkt in WordPress ein, passen die benötigten Felder an und prüfen neue Anträge zentral.
So vermeiden Sie doppelte Dateneingaben und schaffen einen transparenten Aufnahmeprozess für den Verein und seine neuen Mitglieder.