Eine klare und gut organisierte Mitgliederverwaltung ist für jeden Sportverein von großer Bedeutung. Neue Mitgliedsanträge müssen erfasst, Beiträge zugeordnet und wichtige Informationen korrekt gepflegt werden. Viele Vereine tun sich jedoch schwer damit, diese Aufgaben effizient zu bewältigen, besonders wenn die Verwaltung ehrenamtlich erfolgt. Genau hier bietet die Softwarelösung asverein eine große Hilfe. Sie erleichtert die Mitgliederverwaltung, sorgt für Übersichtlichkeit und spart Zeit, die stattdessen für Vereinsarbeit und Training genutzt werden kann.
Warum asverein die Verwaltung vereinfacht
asverein wurde speziell für Vereine entwickelt und berücksichtigt daher genau die Anforderungen, die in Sportvereinen täglich auftreten. Daten werden zentral verwaltet, Abläufe werden automatisiert und mehrere Personen können gemeinsam daran arbeiten, ohne dass Versionskonflikte entstehen. Vor allem beim Anlegen neuer Mitglieder zeigt sich, wie durchdacht das System aufgebaut ist. Alle wichtigen Informationen werden strukturiert abgefragt, sodass Fehler und fehlende Angaben von Beginn an vermieden werden.
Praxisbeispiel: Neue Mitglieder im SV Empor e.V.
Der SV Empor e.V. erhält regelmäßig neue Mitgliedsanträge. Bisher wurden diese per Papierformular gesammelt und anschließend manuell in Tabellen übertragen. Das führte häufig zu Verzögerungen, Rückfragen oder fehlenden Einzugsdaten. Seit der Verein asverein nutzt, läuft der Prozess deutlich effizienter und verlässlicher ab.
Wenn ein neues Mitglied aufgenommen wird, meldet sich die verantwortliche Person aus der Mitgliederverwaltung im System an. Die Erfassung beginnt mit den grundlegenden Personendaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Kontaktinformationen. Das System führt Schritt für Schritt durch den gesamten Vorgang, sodass nichts übersehen werden kann.
Im nächsten Schritt wird die passende Beitragsart ausgewählt. Da der Verein unterschiedliche Altersklassen sowie Ermäßigungen für Familien anbietet, ist es wichtig, dass die korrekte Zuordnung erfolgt. asverein zeigt hierfür alle verfügbaren Beitragsgruppen übersichtlich an. Sobald die richtige Kategorie gewählt ist, übernimmt das System automatisch die korrekte Beitragshöhe und Zahlungsintervalle. Das verhindert Missverständnisse und entlastet die Kassenwartin oder den Kassenwart.
Besonders hilfreich ist, dass Bankverbindungen direkt hinterlegt werden können. Wenn der Verein das SEPA-Lastschriftverfahren nutzt, genügt es, die IBAN einzutragen und das Mandat zu bestätigen. asverein sorgt später automatisch für die fristgerechte Abbuchung der Beiträge. Das spart Zeit und verhindert, dass Zahlungen vergessen oder falsch berechnet werden.
Nachdem alle Daten vollständig eingetragen sind, speichert die Mitgliederverwaltung den Datensatz. Das neue Mitglied erscheint sofort in der Mitgliederliste und kann z. B. einer Sportgruppe, Abteilung oder Mannschaft zugeordnet werden. Trainerinnen und Trainer erhalten dadurch die Information, dass ein neues Mitglied hinzugekommen ist, ohne dass zusätzliche Nachrichten verschickt werden müssen. Die Kommunikation im Verein wird dadurch deutlich einfacher und transparenter.
Vorteile für die tägliche Arbeit
Die Einführung von asverein hat beim Turn- und Sportverein Blau-Weiß nicht nur dafür gesorgt, dass neue Mitglieder schneller und fehlerfrei angelegt werden können. Auch die laufende Verwaltung ist einfacher geworden. Daten lassen sich jederzeit bearbeiten, Beitragsläufe werden automatisch vorbereitet und Vereinsrevisoren erhalten auf Knopfdruck genaue Auswertungen.
Mitglieder fühlen sich zudem gut betreut, weil Änderungen wie eine neue Anschrift oder ein Abteilungswechsel kurzfristig umgesetzt werden können. Die Vereinsführung profitiert gleichzeitig von klaren Strukturen und aussagekräftigen Übersichten, die z. B. für die Planung von Mannschaften, Trainingszeiten oder Hallenkapazitäten genutzt werden können.
Weitere Module von asVerein im Einsatz
Terminkalender
Mit dem asVerein-Terminkalender können Sie die Veranstaltungen und Events verwalten und auf Ihrer Sportvereins-Homepage anzeigen.
Gruppenmodul für Abteilungen des Vereines
Mit dem Gruppenmodul von asVerein können Sie die verschiedenen Abteilungen Ihres Vereines auf der Homepage darstellen mit verschiedenen Informationen, z.B. Beschreibung, Ansprechpartner und Ort.
Sie können die Mitglieder Ihres Sportvereines den unterschiedlichen Abteilungen zuordnen und diesen damit eine eigene Kommunkationsplattform mit Newsfeed, Chat usw zur Verfügung stellen.
Raumverwaltung
Mit der Raumverwaltung von asVerein können Sie Sportstätten und andere Veranstaltungsorte Ihres Sportvereines verwalten. Sie können diese auf Ihrer Homepage mit wichtigen Informationen, z.B. Beschreibung, Adresse und Foto, präsentieren und ein Reservierungsmodul einbinden. Über dieses Formular können Mitglieder und Interessierte einen dieser Räume online buchen.
Sie können in der Detailansicht diese Buchungen in einer Reservierungsübersicht darstellen.
Inventarverwaltung
Um das Inventar Ihres Sportvereines zu verwalten, nutzen Sie die Inventarverwaltung von asVerein. Damit verwalten Sie nicht nur die einzelnen Gegenstände des Inventares, sondern können auch den Leihstatus aufzeichnen. Zusätzlich können Sie auch Mitgliedern und Interessenten ermöglichen, einzelne Gegenstände des Inventares zu reservieren oder zu buchen.