Mit einer modernen Vereinssoftware lassen sich Mitglieder, Beiträge, Termine, Dokumente und viele weitere Aufgaben der Vereinsverwaltung zentral organisieren. Statt Informationen über Excel-Listen, E-Mails und verschiedene Programme zu verteilen, entsteht eine gemeinsame digitale Plattform für Vorstand und Mitglieder.
asVerein ist eine webbasierte Vereinssoftware, die direkt in WordPress integriert wird. So lassen sich Vereinswebsite und Vereinsverwaltung miteinander verbinden – von der Mitgliederverwaltung über Beiträge und SEPA bis hin zu Veranstaltungen, Dokumenten und dem Mitgliederbereich.
Verein digital verwalten – direkt in WordPress.
Was ist eine Vereinssoftware?
Eine Vereinssoftware unterstützt Vereine dabei, administrative und organisatorische Aufgaben digital zu erledigen.
Im Mittelpunkt steht häufig die Mitgliederverwaltung. Eine umfassende Lösung kann jedoch deutlich mehr Bereiche des Vereinsalltags abdecken.
Dazu gehören beispielsweise:
Eine gute Vereinssoftware reduziert dabei nicht nur Papier und Excel-Tabellen. Sie sorgt vor allem dafür, dass zusammengehörige Informationen auch zusammen verwaltet werden können.
Warum eine Vereinssoftware nutzen?
Mitgliederlisten in Excel, Beitragsinformationen in einer zweiten Tabelle, Dokumente in verschiedenen Cloud-Ordnern und Termine in separaten Kalendern: Solche Strukturen entstehen in Vereinen häufig über viele Jahre.
Das funktioniert – verursacht aber zunehmend Verwaltungsaufwand.
Eine zentrale Vereinssoftware kann dabei helfen, diese Abläufe zu vereinfachen.
Weniger doppelte Datenpflege
Ändert ein Mitglied seine Adresse oder Kontaktdaten, sollten diese Informationen möglichst nur an einer Stelle gepflegt werden müssen.
Bessere Zusammenarbeit im Vorstand
Informationen liegen nicht ausschließlich auf dem Computer eines einzelnen Vorstandsmitglieds. Berechtigte Personen können gemeinsam mit den benötigten Daten arbeiten.
Einfachere Übergabe von Ämtern
Ein Vorstandswechsel wird deutlich einfacher, wenn Mitglieder, Dokumente und Abläufe strukturiert in einem zentralen System organisiert sind.
Mehr Zeit für die eigentliche Vereinsarbeit
Weniger manuelle Verwaltungsarbeit bedeutet mehr Zeit für Mitglieder, Veranstaltungen und das Vereinsleben.
Vereinssoftware mit Mitgliederverwaltung
Die Mitgliederverwaltung gehört zu den wichtigsten Funktionen einer Vereinssoftware.
Mit asVerein können Mitgliederdaten zentral in WordPress verwaltet werden. Neben klassischen Kontaktdaten lassen sich beispielsweise Mitgliedsnummern, Gruppen, Mitgliedschaften und individuelle Informationen abbilden.
Auch bestehende Mitgliederdaten können importiert und wieder exportiert werden.
Dadurch eignet sich die Mitgliederverwaltung sowohl für Vereine, die bisher mit Tabellen arbeiten, als auch für Organisationen, die ihre bestehende digitale Verwaltung neu strukturieren möchten.
Typische Funktionen einer digitalen Mitgliederverwaltung
- Mitgliederdaten zentral verwalten
- Mitgliedsnummern vergeben
- Ein- und Austritte dokumentieren
- Mitglieder Gruppen zuordnen
- unterschiedliche Mitgliedschaften abbilden
- individuelle Datenfelder verwenden
- Mitglieder suchen und filtern
- Daten importieren und exportieren
- Informationen mit weiteren Vereinsfunktionen verbinden
Mehr erfahren: Mitgliederverwaltung für Vereine
Vereinssoftware mit Beitragsverwaltung und SEPA
Mitgliederverwaltung und Beitragsverwaltung gehören unmittelbar zusammen.
Eine Vereinssoftware sollte deshalb nicht nur wissen, wer Mitglied ist, sondern auch abbilden können, welche Mitgliedschaft und welcher Beitrag zu dieser Person gehören.
Mit asVerein können unterschiedliche Mitgliedschaften und Beiträge verwaltet werden. Dadurch lassen sich verschiedene Beitragsmodelle innerhalb eines Vereins abbilden.
Für den Beitragseinzug können außerdem SEPA-Prozesse unterstützt werden.
Das ist beispielsweise relevant für:
- jährliche Mitgliedsbeiträge
- monatliche Beiträge
- unterschiedliche Beitragshöhen
- Familien- oder Sondermitgliedschaften
- ermäßigte Beiträge
- SEPA-Lastschriften
- wiederkehrende Beitragsläufe
Dadurch müssen Mitgliederdaten und Beitragsinformationen nicht in voneinander getrennten Systemen gepflegt werden.
Mehr erfahren: Beitragsverwaltung für Vereine
Online-Vereinssoftware: Verwaltung über den Browser
Moderne Vereinssoftware muss nicht als klassisches Programm auf einem einzelnen Computer installiert werden.
Eine Online-Vereinssoftware kann über den Browser genutzt werden. Das erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit mehrerer Vorstandsmitglieder.
Statt eine lokale Vereinsdatei zwischen verschiedenen Computern auszutauschen, arbeiten berechtigte Personen mit einer zentralen Datenbasis.
Das bietet mehrere Vorteile:
- ortsunabhängiger Zugriff
- Nutzung auf verschiedenen Geräten
- keine lokale Installation einer klassischen Desktop-Software
- mehrere Verantwortliche können mit demselben System arbeiten
- zentrale statt mehrfach gespeicherter Daten
- einfachere Übergabe bei einem Vorstandswechsel
Da asVerein direkt in WordPress integriert ist, erfolgt die Verwaltung webbasiert über die Vereinswebsite.
Vereinssoftware für Windows, Mac und Linux
Bei klassischer Desktop-Software muss häufig darauf geachtet werden, für welches Betriebssystem ein Programm verfügbar ist.
Bei einer webbasierten Vereinssoftware spielt das verwendete Desktop-Betriebssystem eine wesentlich geringere Rolle.
Der Zugriff erfolgt über einen kompatiblen Webbrowser. Dadurch kann die Vereinsverwaltung grundsätzlich auf unterschiedlichen Systemen genutzt werden, beispielsweise unter Windows, macOS oder Linux.
Das ist insbesondere für Vorstände hilfreich, deren Mitglieder unterschiedliche Geräte verwenden.
Vereinssoftware direkt in WordPress
Viele Vereine betreiben ihre Website bereits mit WordPress.
Trotzdem werden Website und Vereinsverwaltung häufig komplett voneinander getrennt betrieben.
Dann sieht die technische Struktur beispielsweise so aus:
WordPress → Vereinswebsite
Excel → Mitgliederliste
separates Programm → Beiträge
Cloud-Speicher → Dokumente
Mit jedem zusätzlichen System entstehen weitere Benutzerkonten, Datenbestände und Schnittstellen.
asVerein verfolgt deshalb einen anderen Ansatz:
Die Vereinssoftware wird direkt in WordPress integriert.
Dadurch können Website und interne Vereinsverwaltung auf derselben technischen Plattform miteinander verbunden werden.
Das ist besonders interessant für Vereine, die bereits WordPress verwenden und ihre bestehende Website um eine professionelle Vereinsverwaltung erweitern möchten.
Vorteile der WordPress-Integration
- Vereinswebsite und Verwaltung verbinden
- bestehende WordPress-Website weiterverwenden
- Mitglieder direkt in WordPress verwalten
- geschützte Inhalte für Mitglieder anbieten
- öffentliche und interne Vereinsinformationen verbinden
- WordPress flexibel um weitere Funktionen ergänzen
- keine vollständig getrennte externe Vereinsplattform notwendig
Mehr erfahren: Vereinsverwaltung mit WordPress
Mitgliederbereich für den Verein
Eine Vereinssoftware muss nicht ausschließlich für den Vorstand gedacht sein.
Mit einem geschützten Mitgliederbereich können auch Mitglieder auf bestimmte Informationen und Funktionen zugreifen.
Je nach Einrichtung können dort beispielsweise interne Informationen, persönliche Daten oder Dokumente bereitgestellt werden.
Der Vorteil:
Die Vereinswebsite wird nicht nur zum öffentlichen Schaufenster des Vereins, sondern gleichzeitig zum digitalen Zugangspunkt für die Mitglieder.
So können öffentliche Website, Mitgliederverwaltung und Mitgliederbereich miteinander verbunden werden.
Mehr erfahren: Mitgliederbereich für Vereine
Veranstaltungen und Termine digital organisieren
Veranstaltungen gehören zum Vereinsleben – vom Training über die Mitgliederversammlung bis zum Sommerfest.
Mit einer digitalen Vereinssoftware können Termine und Veranstaltungen zentral organisiert und mit weiteren Vereinsfunktionen verbunden werden.
Je nach Veranstaltung können beispielsweise folgende Funktionen relevant sein:
- Termine veröffentlichen
- Veranstaltungen organisieren
- Teilnehmer verwalten
- Anmeldungen ermöglichen
- Informationen für Mitglieder bereitstellen
- Aufgaben mit Veranstaltungen verbinden
- Tickets anbieten
Dadurch müssen Teilnehmerlisten und Veranstaltungsinformationen nicht für jedes Event erneut in separaten Tabellen gepflegt werden.
Mehr erfahren: Vereinskalender für WordPress
Dokumentenverwaltung für Vereine
In einem Verein entstehen zahlreiche Dokumente:
- Satzungen
- Formulare
- Protokolle
- Einladungen
- Informationsblätter
- Vorstandsdokumente
- Vereinsunterlagen
Eine digitale Vereinssoftware kann dabei helfen, diese Dokumente strukturiert bereitzustellen.
Besonders hilfreich ist die Verbindung mit der Mitgliederverwaltung.
So können Dokumente beispielsweise öffentlich verfügbar oder nur bestimmten Mitgliedern beziehungsweise Gruppen zugänglich gemacht werden.
Damit wird aus einer einfachen Dateiablage ein Bestandteil der digitalen Vereinsorganisation.
Mehr erfahren: Dokumentenverwaltung für Vereine
Aufgabenverwaltung für Vorstand und Vereinsarbeit
Wer organisiert das Sommerfest? Wer kümmert sich um die Einladung? Wer erledigt die nächste Aufgabe bis wann?
Gerade im Ehrenamt entstehen viele Aufgaben nebenbei.
Eine integrierte Aufgabenverwaltung schafft mehr Transparenz.
Aufgaben können Verantwortlichen zugeordnet und mit weiteren Bereichen der Vereinsorganisation verbunden werden.
Das hilft insbesondere bei:
- Vorstandssitzungen
- Veranstaltungen
- Projekten
- wiederkehrenden Vereinsaufgaben
- organisatorischen To-dos
So bleibt nachvollziehbar, welche Aufgaben noch offen sind und wer sich darum kümmert.
Inventarverwaltung für Vereine
Viele Vereine besitzen eigenes Inventar.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Sportgeräte
- Veranstaltungstechnik
- Werkzeuge
- Möbel
- Vereinskleidung
- Schlüssel
- sonstige Ausrüstung
Mit einer digitalen Inventarverwaltung lassen sich solche Gegenstände strukturiert erfassen.
Das erleichtert insbesondere die Frage:
Was besitzt der Verein – und wo befindet es sich?
Mehr erfahren: Inventarverwaltung für Vereine
Spenden digital verwalten
Für gemeinnützige Vereine können Spenden einen wichtigen Teil der Finanzierung darstellen.
Eine Vereinssoftware kann dabei helfen, Spenden strukturiert zu erfassen und die dazugehörigen Informationen zentral zu organisieren.
Der Vorteil einer integrierten Lösung besteht wiederum darin, dass nicht für jeden Verwaltungsbereich ein separates Programm benötigt wird.
Mehr erfahren: Spendenverwaltung für Vereine
Vereinssoftware mit App
Nicht jede Aufgabe der Vereinsverwaltung findet am Schreibtisch statt.
Eine Vereins-App kann deshalb eine sinnvolle Ergänzung zur webbasierten Vereinssoftware sein.
Mitglieder können dadurch wichtige Vereinsinformationen auch auf dem Smartphone erreichen.
Mit asVerein kann die Vereinsverwaltung um eine App für iOS und Android ergänzt werden.
Je nach eingesetzten Funktionen können beispielsweise:
- Vereinsinformationen
- Termine
- Mitgliederfunktionen
- Gruppen
- Push-Benachrichtigungen
- digitale Mitgliedsausweise
über die App verfügbar gemacht werden.
Website, Vereinsverwaltung und App müssen dadurch nicht als drei voneinander unabhängige Systeme gedacht werden.
Mehr erfahren: Vereins-App
Welche Vereinssoftware eignet sich für kleine Vereine?
Auch kleine Vereine profitieren von einer digitalen Verwaltung.
Dabei ist allerdings nicht die größtmögliche Anzahl an Funktionen entscheidend.
Eine Vereinssoftware für kleine Vereine sollte vor allem:
- einfach zu bedienen sein
- mit dem Verein mitwachsen können
- unnötige doppelte Datenpflege vermeiden
- die wichtigsten Prozesse zentral abbilden
- für ehrenamtliche Vorstände verständlich bleiben
Gerade kleine Vereine sollten vermeiden, für jede Aufgabe ein eigenes System einzuführen.
Wenn Mitglieder, Beiträge, Dokumente und Veranstaltungen miteinander verbunden werden können, lässt sich die technische Komplexität reduzieren.
Vereinssoftware für Sportvereine
Sportvereine stellen besondere Anforderungen an ihre Verwaltung.
Neben klassischen Mitgliederdaten spielen häufig Gruppen, Mannschaften, Abteilungen, Veranstaltungen und regelmäßige Termine eine wichtige Rolle.
Eine geeignete Vereinssoftware kann beispielsweise dabei unterstützen:
- Mitglieder zu verwalten
- Abteilungen und Gruppen abzubilden
- Beiträge zu organisieren
- Termine bereitzustellen
- Veranstaltungen zu planen
- Dokumente mit Mitgliedern zu teilen
- Aufgaben zu koordinieren
- Mitglieder mobil zu erreichen
Welche Funktionen benötigt werden, hängt stark von Größe und Struktur des jeweiligen Sportvereins ab.
Datenschutz bei Vereinssoftware
Vereine verarbeiten zahlreiche personenbezogene Daten.
Dazu gehören beispielsweise:
- Namen
- Anschriften
- E-Mail-Adressen
- Telefonnummern
- Geburtsdaten
- Mitgliedschaftsinformationen
- Zahlungsinformationen
Datenschutz sollte deshalb bei der Auswahl und Einrichtung einer Vereinssoftware eine zentrale Rolle spielen.
Unter anderem sollten Vereine prüfen:
- Welche Daten werden tatsächlich benötigt?
- Wer darf auf welche Daten zugreifen?
- Wo werden Informationen gespeichert?
- Wie werden Daten übertragen?
- Welche Benutzerrechte gibt es?
- Können Daten exportiert werden?
- Wie können nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden?
- Welche zusätzlichen Dienstleister sind an der Verarbeitung beteiligt?
Eine Software allein macht einen Verein allerdings nicht automatisch DSGVO-konform.
Entscheidend sind auch die konkrete Konfiguration, die Prozesse innerhalb des Vereins und der Umgang der verantwortlichen Personen mit personenbezogenen Daten.
Warum asVerein als Vereinssoftware?
asVerein verfolgt einen anderen Ansatz als viele klassische Vereinsprogramme.
Die Vereinsverwaltung wird direkt mit WordPress verbunden.
Damit eignet sich asVerein insbesondere für Vereine, die ihre Website und interne Verwaltung nicht als getrennte Welten behandeln möchten.
Zu den möglichen Bereichen gehören unter anderem:
- Mitgliederverwaltung
- Mitgliedschaften und Beiträge
- SEPA
- Gruppen
- Dokumente
- Veranstaltungen
- Aufgaben
- Sitzungsprotokolle
- Spenden
- Inventar
- Mitgliederbereich
- Vereins-App
Dadurch kann eine zentrale digitale Umgebung für Vereinswebsite, Vorstand und Mitglieder entstehen.
Fragen und Antworten
Vereinsverwaltung einfacher machen
Eine gute Vereinssoftware soll nicht dazu führen, dass der Vorstand noch mehr Technik verwalten muss.
Sie sollte das Gegenteil erreichen:
- Mitglieder zentral verwalten.
- Beiträge einfacher organisieren.
- Informationen besser verfügbar machen.
- Veranstaltungen und Aufgaben strukturieren.
- Website und Vereinsverwaltung miteinander verbinden.
Genau dafür wurde asVerein entwickelt.