Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einziehen

Die Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen ist eine zentrale Funktion der Mitgliederverwaltung von asVerein. Dabei können verschiedene Zahlungsmethoden genutzt werden. Der Einzug per Lastschrift erfordert dabei einige besondere Einstellungsmöglichkeiten, auf die in diesem Tutorial eingegangen werden soll.

Mitgliedsdaten erfassen

Voraussetzung für die Erstellung von Mitgliedsbeitragsdatensätzen und damit den Einzug per Lastschrift sind in den Mitgliedsdaten korrekte Daten zur Zahlungsweise und die Zuordnung mindestens einer beitragspflichtigen Mitgliedschaft.

Diese Daten können Sie die Mitgliederverwaltung unter asVerein->Mitglieder bearbeiten. Klicken Sie in der Liste der Mitglieder auf den Link "Bearbeiten". Im Bereich "Optionen" legen Sie dann die Mitgliedschaft und das Beitrittsdatum fest, im Bereich "Zahlungsinformation" tragen Sie die Zahlungsweise "Lastschrift" und die Kontoverbindung des Mitglieds ein.

Mitgliedsbeiträge erstellen

Die Mitgliedsbeiträge werden im Modul "Mitgliedsbeiträge" verwaltet. Hier sollte für jedes Mitglied zu jeder verknüpften Mitgliedschaft und Zeitraum ein Eintrag erstellt werden. Die Datensätze können Sie einzeln für jedes Mitglied anlegen. Dies erfolgt in der Mitgliederverwaltung im Bereich "Beiträge". 

Im Modul "Mitgliedsbeiträge" können Sie für alle Mitglieder die Datensätze für die Mitgliedsbeiträge anlegen. Klicken Sie dazu auf den Button "Neue Einträge anlegen" oberhalb der Liste.

Im Bereich "Auswahlkriterien" wählen Sie, für welche Mitglieder mit welchem Mitgliedsstatus und Mitgliedschaften und zu welchem Zeitraum Sie die Mitgliedsbeiträge anlegen wollen. Im Bereich "Werte setzen" legen Sie bestimmte Werte fest, die bei der Erstellung gesetzt werden. Unter "Optionen" können Sie auswählen, wie viele Datensätze je Durchlauf erstellt werden. Damit könnten Sie z.B. erstmal einen Testlauf mit 5 Einträgen starten. Bereits angelegte Mitgliedsbeitragsdatensätze werden bei einem weiteren Durchlauf nicht erneut angelegt.

Klicken Sie nun auf den Button "Einträge anlegen", um das Erstellen der Datensätze zu starten. Nach Abschluss wird die Liste der angelegten Datensätze unterhalb angezeigt.

Klicken Sie nun auf asVerein->Mitgliedsbeiträge, um die Liste der Mitgliedsbeiträge einzusehen. Über die Auswahlfelder über der Liste können Sie die Einträge entsprechend filtern.

Lastschrift-Export vorbereiten

Um die fälligen Mitgliedsbeitragszahlungen mit Zahlungsmethode "Lastschrift" in einer XML-Sepa-Datei an Ihre Bank für einen Einzug zu übermitteln, müssen Sie zuerst die Optionen für die Erstellung der XML-Sepa-Datei setzen. Dazu rufen Sie asVerein->Optionen->Mitgliedsbeiträge auf. Im Bereich "Sepa-XML-Export" setzen Sie folgende Optionen:

Die Auflistung der Optionen und Hinweise zu den richtigen Werten finden Sie hier: Handbuch->Optionen

Einzutragen sind hier bestimmte Werte, die die einzelnen Felder der XML-Sepa-Datei setzen. Empfehlenswert ist es, wenn Sie sich eine bereits an Ihre Bank gesandte Export-Datei anschauen und dort die gesetzten Werte übernehmen.

Export-Datei erstellen

Um die XML-Sepa-Export-Datei für die Übermittlung an Ihre Bank zu erstellen, klicken Sie im Bereich "Mitgliedsbeiträge" oben auf den Button "Lastschrift-Export". Wie Sie die folgenden Optionen setzen und den Export starten, erfahren Sie im Handbuch.

Handbuch -> Lastschrift-Export

Bevor Sie die Datei übermitteln, können Sie die Datei online überprüfen.

https://www.mobilefish.com/services/sepa_xml_validation/sepa_xml_validation.php