Ist die E-Rechnung für Vereine verpflichtend

Was bedeutet „E-Rechnung“?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine per E-Mail verschickte PDF-Datei. Sie muss ein strukturiertes, maschinenlesbares elektronisches Format sein (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Nur solche Rechnungen gelten ab 2025 als echte E-Rechnung.

Pflicht zum E-Rechnungsempfang

Seit dem **1. Januar 2025 muss grundsätzlich jede Organisation, auch Vereine, die als Unternehmer agieren, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet, dass euer Verein z. B. Rechnungen, die im strukturierten elektronischen Format eingehen, technisch akzeptieren können muss – etwa über E-Mail oder ein geeignetes System.

Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen

Ob ein Verein selbst E-Rechnungen erzeugen und versenden muss, hängt davon ab, ob der Verein umsatzsteuerpflichtig ist bzw. unternehmerisch tätig ist. Vereine, die nur ideell tätig sind und keine umsatzsteuerpflichtigen Leistungen erbringen (z. B. ausschließlich Mitgliederbeiträge ohne wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb), sind nicht zwingend zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet.

Übergangsregelungen

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen:

• Noch bis Ende 2026/2027 dürfen gewisse Vereine (z. B. mit geringerem Umsatz) Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen statt strukturierte E-Rechnungen.

• Für den Empfang einer E-Rechnung gibt es keine solche Schonfrist – dieser Teil der Pflicht gilt bereits seit 2025.

Ausnahmen

Es gibt auch Ausnahmen von der Pflicht, z. B.:

• Bei Rechnungen an Privatpersonen und Endverbraucher muss keine E-Rechnung erstellt werden.

• Bei bestimmten umsatzsteuerfreien Leistungen oder Kleinbeträgen (unter ca. 250 €) kann ebenfalls eine „normale“ Rechnung ausreichend sein.

Fazit – kurz und präzise

Ja, Vereine sind teilweise zur E-Rechnung verpflichtet, insbesondere dann, wenn sie unternehmerisch tätig sind und Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Sie müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können und – je nach Umsatz und Tätigkeitsbereich – auch selbst strukturierte E-Rechnungen erstellen. Für rein ideelle Tätigkeiten oder völlig umsatzlose Bereiche gelten oft Ausnahmen oder längere Übergangsfristen.