Welche Aufgaben hat ein Schatzmeister/Kassenwart

Der Schatzmeister – auch Kassenwart genannt – ist ein zentrales Vorstandsmitglied in fast jedem eingetragenen Verein. Seine Hauptverantwortung liegt in der Verwaltung der Finanzen. Er sorgt dafür, dass der Verein finanziell handlungsfähig bleibt, alle finanziellen Verpflichtungen erfüllt werden und die Mittel gemäß den Vorgaben der Satzung verwendet werden. Die Tätigkeit des Schatzmeisters erfordert Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein grundlegendes Verständnis für Buchhaltung und Finanzplanung. Im Folgenden werden die Aufgaben eines Schatzmeisters im Detail beschrieben.

1. Finanzverwaltung und Buchführung

Die Kernaufgabe eines Schatzmeisters ist die vollständige und ordnungsgemäße Verwaltung der Finanzen. Das bedeutet, dass alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins dokumentiert und nachvollziehbar verbucht werden müssen. Hierzu zählt die Pflege der Buchführung, egal ob digital oder auf Papier. Der Schatzmeister führt die Vereinskasse, verwaltet das Vereinskonto und sorgt dafür, dass alle Zahlungsvorgänge korrekt ausgeführt und belegt sind. Dabei gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), insbesondere bei gemeinnützigen Vereinen.

Die ordentliche Buchführung umfasst:

• Erfassen aller finanziellen Vorgänge (z. B. Mitgliedsbeiträge, Spenden, Fördergelder, Ausgaben für Veranstaltungen)

• Belegführung und -aufbewahrung (Rechnungen, Quittungen, Verträge)

• Dokumentation von Bargeldbewegungen

• regelmäßige Abstimmung des Kassen- und Bankbestands

2. Haushaltsplanung und Budgetüberwachung

Der Schatzmeister erstellt in enger Zusammenarbeit mit dem übrigen Vorstand den Haushaltsplan für das jeweilige Geschäftsjahr. Der Haushaltsplan gibt Auskunft darüber, welche Einnahmen erwartet werden und wie die Mittel verwendet werden sollen. Hierbei müssen Rücklagen, geplante Projekte, laufende Kosten und mögliche Risiken berücksichtigt werden. Der Schatzmeister überwacht fortlaufend, ob die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben mit dem geplanten Budget übereinstimmen, und informiert den Vorstand über etwaige Abweichungen.

Typische Bestandteile der Haushaltsplanung:

• Prognose der Mitgliedsbeiträge

• Einnahmen aus Veranstaltungen, Sponsoring oder Vermietung

• Ausgaben für Miete, Materialien, Honorare, Versicherungen etc.

• Rücklagenbildung für Investitionen oder Notfälle

3. Zahlungsverkehr und Liquiditätsmanagement

Der Schatzmeister ist verantwortlich für den gesamten Zahlungsverkehr des Vereins. Er veranlasst Überweisungen, bezahlt Rechnungen fristgerecht und sorgt dafür, dass laufende Verpflichtungen wie Mieten oder Versicherungen pünktlich erfüllt werden. Gleichzeitig muss er sicherstellen, dass der Verein stets über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, um zahlungsfähig zu bleiben. Ein gutes Liquiditätsmanagement ist entscheidend, um Engpässe zu vermeiden.

Zu den Aufgaben gehören:

• Verwaltung von Bankkonten und Bargeld

• Einzug der Mitgliedsbeiträge (manuell oder per SEPA-Lastschrift)

• Begleichung von Verbindlichkeiten

• Kontrolle offener Forderungen und Mahnwesen

4. Erstellen von Berichten und Kassenprüfung

Der Schatzmeister erstellt regelmäßig Berichte über die finanzielle Situation des Vereins. Diese Berichte werden dem Vorstand sowie der Mitgliederversammlung vorgelegt. Der wichtigste Bericht ist der Kassenbericht am Ende des Geschäftsjahres, der die Grundlage für die Entlastung des Vorstands bildet.

Zudem bereitet der Schatzmeister die Unterlagen für die Kassenprüfung vor. Die Kassenprüfer prüfen die Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung und bestätigen, ob die Finanzen ordnungsgemäß verwaltet wurden.

Wichtige Dokumente für die Prüfung sind:

• Kassenbuch

• Kontoauszüge

• Belege zu Einnahmen und Ausgaben

• Jahresabschlussbericht bzw. Kassenbericht

5. Spenden- und Fördermittelverwaltung

Gerade in gemeinnützigen Vereinen spielen Spenden und Fördermittel eine große Rolle. Der Schatzmeister ist dafür zuständig, Spenden ordnungsgemäß zu erfassen und – falls erforderlich – steuerlich anerkannte Spendenquittungen auszustellen. Ebenso müssen öffentliche Fördermittel korrekt beantragt, zweckgebunden verwendet und im Nachgang abgerechnet werden.

Aufgaben in diesem Bereich:

• Ausstellung und Verwaltung von Spendenbescheinigungen

• Nachweis der Mittelverwendung bei Fördergebern

• Einhaltung von Fristen und Vorgaben bei öffentlichen Zuschüssen

6. Transparenz und Zusammenarbeit mit dem Vorstand

Eine enge Zusammenarbeit mit dem Vereinsvorstand ist essenziell. Der Schatzmeister berät den Vorstand in allen finanziellen Fragen und gibt eine realistische Einschätzung über die finanziellen Auswirkungen geplanter Maßnahmen. Entscheidungen über Ausgaben, Investitionen oder neue Projekte werden gemeinsam getroffen – auf Basis der Finanzlage, die der Schatzmeister zuverlässig aufbereitet.

Ebenso ist der Schatzmeister den Vereinsmitgliedern gegenüber rechenschaftspflichtig. In der Mitgliederversammlung informiert er über die Finanzlage, beantwortet Fragen und stellt den Kassenbericht zur Diskussion.

7. Rechtliche und steuerliche Aspekte

Der Schatzmeister muss sicherstellen, dass der Verein alle gesetzlichen Pflichten erfüllt, z. B. im Hinblick auf Steuern, Sozialabgaben oder die Gemeinnützigkeit. Bei Unsicherheiten sollte er fachliche Beratung einholen – etwa von einem Steuerberater. Gerade bei Vereinen mit größeren Einnahmen oder Angestellten entstehen steuerrechtliche Pflichten, die sorgfältig zu beachten sind.

Fazit

Die Rolle des Schatzmeisters ist eine verantwortungsvolle und unverzichtbare Funktion in jedem Verein. Er trägt maßgeblich zur Stabilität und Handlungsfähigkeit des Vereins bei. Eine ordentliche Buchführung, transparente Kommunikation, vorausschauende Planung und gewissenhafte Umsetzung der Aufgaben zeichnen einen guten Schatzmeister aus. Wer sich dieser Aufgabe stellt, sollte strukturiert arbeiten, zuverlässig sein und sich idealerweise mit Grundzügen des Vereinsrechts und der Buchhaltung auskennen – oder bereit sein, sich diese Kenntnisse anzueignen.