Du möchtest Mitgliederdaten zentral verwalten und direkt mit deiner WordPress-Website verbinden?
Mit einer Mitgliederdatenbank kannst du Namen, Kontaktdaten, Mitgliedschaften, Gruppen und weitere Informationen strukturiert an einem zentralen Ort verwalten.
Mit asVerein wird deine bestehende WordPress-Website zur Mitgliederdatenbank. Statt Mitgliederdaten getrennt von deiner Website in verschiedenen Tabellen oder Anwendungen zu pflegen, kannst du die Daten direkt in WordPress verwalten und mit einem Mitgliederbereich und weiteren Funktionen verbinden.
Was ist eine Mitgliederdatenbank?
Eine Mitgliederdatenbank ist die zentrale Datenbasis einer Mitgliederorganisation.
Sie enthält nicht nur Namen und Kontaktdaten, sondern kann alle Informationen zusammenführen, die für die Verwaltung eines Mitglieds benötigt werden.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Name und Anschrift
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Geburtsdatum
- Eintritts- und Austrittsdaten
- Mitgliedsnummer
- Mitgliedsstatus
- Gruppen und Abteilungen
- Funktionen
- Mitgliedschaften
- zusätzliche individuelle Informationen
- Zahlungs- und Beitragsinformationen
Statt diese Daten über mehrere Tabellen und Dateien zu verteilen, werden sie in einer strukturierten Datenbank zusammengeführt.
Das schafft eine gemeinsame Grundlage für die weitere Mitgliederverwaltung.
Warum eine Mitgliederdatenbank in WordPress?
Viele Organisationen betreiben bereits ihre Website mit WordPress, verwalten ihre Mitglieder aber vollständig getrennt davon.
Eine Mitgliederdatenbank direkt in WordPress verfolgt einen anderen Ansatz.
Website und Mitgliederdaten werden miteinander verbunden.
Dadurch können Mitgliederdaten nicht nur verwaltet, sondern auch als Grundlage für weitere Funktionen innerhalb der Website verwendet werden.
Aus der Mitgliederdatenbank kann beispielsweise ein persönlicher Mitgliederbereich entstehen.
Mitgliederdaten zentral in WordPress verwalten
Eine zentrale Mitgliederdatenbank sorgt dafür, dass Verantwortliche mit einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten.
Ändert sich beispielsweise die Anschrift eines Mitglieds, muss die Information nicht in mehreren Listen und Systemen aktualisiert werden.
Die Änderung erfolgt an einem zentralen Datensatz.
Das reduziert insbesondere bei wachsenden Organisationen den Verwaltungsaufwand und verhindert, dass unterschiedliche Versionen derselben Mitgliederdaten entstehen.
Mit asVerein befindet sich diese zentrale Datenbasis direkt in WordPress.
Welche Daten können in einer Mitgliederdatenbank gespeichert werden?
Welche Informationen benötigt werden, unterscheidet sich von Organisation zu Organisation.
Eine Mitgliederdatenbank sollte deshalb mehr ermöglichen als eine einfache Liste aus Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
Persönliche Daten
Grundlegende Stammdaten bilden die Basis eines Mitgliederdatensatzes.
Dazu gehören beispielsweise Name, Anschrift, Kontaktdaten und weitere persönliche Angaben.
Mitgliedsdaten
Zusätzlich können Informationen gespeichert werden, die sich unmittelbar auf die Mitgliedschaft beziehen.
Dazu gehören beispielsweise Mitgliedsnummer, Eintritt, Austritt oder der aktuelle Mitgliedsstatus.
Gruppen und organisatorische Zuordnungen
Mitglieder können unterschiedlichen Bereichen einer Organisation angehören.
Ein Mitglied kann beispielsweise einer Abteilung, Arbeitsgruppe oder anderen organisatorischen Einheit zugeordnet werden.
Damit wird aus einer einfachen Adressdatenbank eine strukturierte Mitgliederorganisation.
Funktionen und Verantwortlichkeiten
Auch Funktionen innerhalb der Organisation können relevant sein.
Dadurch lässt sich beispielsweise nachvollziehen, welche Mitglieder bestimmte Aufgaben oder Verantwortlichkeiten übernommen haben.
Mitglieder suchen, filtern und strukturieren
Je größer der Mitgliederbestand wird, desto wichtiger ist es, Informationen schnell wiederzufinden.
Bei einer einfachen Liste muss häufig manuell nach einem bestimmten Datensatz gesucht werden.
Eine strukturierte Mitgliederdatenbank ermöglicht dagegen, Mitglieder gezielt zu suchen und nach bestimmten Kriterien zu filtern.
So können beispielsweise bestimmte Gruppen, Mitgliedschaften oder andere Eigenschaften gezielt betrachtet werden.
Das erleichtert die tägliche Verwaltungsarbeit und schafft einen besseren Überblick über die Mitgliederstruktur.
Mitgliederdaten aus Excel nach WordPress übernehmen
Viele Organisationen beginnen ihre Mitgliederverwaltung mit Excel oder einer vergleichbaren Tabellenkalkulation.
Das ist für kleine Mitgliederbestände oft ausreichend.
Wenn später eine zentrale Mitgliederdatenbank aufgebaut werden soll, müssen diese vorhandenen Daten nicht zwangsläufig neu eingegeben werden.
Bestehende Mitgliederdaten können in asVerein über einen Import übernommen werden.
Damit lässt sich eine vorhandene Mitgliederliste als Ausgangspunkt für die neue WordPress-Mitgliederdatenbank verwenden.
Der Wechsel muss also nicht bedeuten, dass jahrelang gepflegte Daten manuell neu erfasst werden müssen.
Mitglieder ihre Daten selbst aktualisieren lassen
Eine Mitgliederdatenbank muss nicht ausschließlich von Administratoren gepflegt werden.
In Verbindung mit einem persönlichen Mitgliederbereich können Mitglieder bestimmte Informationen selbst einsehen und aktualisieren.
Ändert sich beispielsweise eine Anschrift oder Telefonnummer, kann das Mitglied die Änderung direkt über seinen Zugang vornehmen.
Dadurch entfällt ein typischer manueller Prozess:
Mitglied meldet Änderung → Verantwortlicher liest Nachricht → öffnet Mitgliederliste → sucht Mitglied → überträgt Änderung.
Stattdessen wird die Information direkt dort aktualisiert, wo sie verwaltet wird.
Gerade bei größeren Mitgliederbeständen kann dieser Self-Service den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.
Mitgliederdatenbank mit WordPress-Benutzern verbinden
Eine interessante Besonderheit einer WordPress-basierten Mitgliederdatenbank ist die Verbindung zwischen Mitglied und Website.
Ein Mitglied kann nicht nur als Datensatz innerhalb der Verwaltung existieren, sondern gleichzeitig einen persönlichen Zugang zur WordPress-Website erhalten.
Nach der Anmeldung können diesem Benutzer weitere Funktionen zur Verfügung stehen.
Zum Beispiel:
- persönliche Mitgliedsdaten
- geschützte Seiten
- interne Dokumente
- Termine
- weitere Mitgliederinformationen
- gruppenspezifische Inhalte
Dadurch wird die Mitgliederdatenbank zur Grundlage eines vollständigen Mitgliederbereichs.
Mitgliederdatenbank mit asVerein
asVerein erweitert WordPress um eine zentrale Mitgliederverwaltung.
Mitgliederdaten werden dabei direkt innerhalb deiner WordPress-Installation verwaltet und können mit weiteren Funktionen verbunden werden.
Dazu gehören unter anderem:
- Mitgliederdaten und Stammdaten
- Gruppen und organisatorische Zuordnungen
- Mitgliedschaften
- zusätzliche Mitgliedsinformationen
- Import bestehender Mitgliederdaten
- persönlicher Mitgliederbereich
- Rollen und Berechtigungen
- Beitragsverwaltung
- Dokumente
- Termine und Veranstaltungen
- Aufgaben
- interne Kommunikation
Der entscheidende Vorteil:
Die Mitgliederdatenbank ist nicht von deiner Website und den übrigen Mitgliederfunktionen getrennt.
Sie bildet die zentrale Datenbasis, auf der weitere Prozesse aufbauen können.
Häufige Fragen zur Mitgliederdatenbank in WordPress
Deine Mitgliederdatenbank direkt in WordPress
Mitgliederdaten sind die Grundlage vieler organisatorischer Prozesse.
Mit asVerein kannst du diese Daten direkt in deiner bestehenden WordPress-Website verwalten und daraus mehr als eine einfache Mitgliederliste machen.
Verbinde deine Mitgliederdatenbank mit Mitgliederbereich, Dokumenten, Gruppen, Beiträgen und weiteren Funktionen und entwickle deine WordPress-Website Schritt für Schritt zur zentralen Plattform für deine Organisation.