Mitgliedsausweise gehören für viele Vereine zur Grundausstattung. Sie weisen die Vereinszugehörigkeit nach, können beim Einlass zu Veranstaltungen genutzt werden oder dienen als Nachweis für Vergünstigungen.
Doch wie lassen sich Mitgliedsausweise erstellen, ohne für jedes Mitglied manuell eine Karte gestalten zu müssen?
In dieser Anleitung zeigen wir Dir, welche Möglichkeiten es gibt, welche Angaben auf einen Mitgliedsausweis gehören und wie Du Mitgliedsausweise für Deinen Verein automatisch aus Deinen vorhandenen Mitgliederdaten erstellen kannst.
Was gehört auf einen Mitgliedsausweis?
Welche Informationen auf dem Ausweis erscheinen sollen, hängt von Deinem Verein und dem Einsatzzweck ab. Häufig werden folgende Angaben verwendet:
- Vor- und Nachname
- Mitgliedsnummer
- Vereinsname und Vereinslogo
- Mitgliedsstatus
- Eintrittsdatum
- Gültigkeitsdauer
- Abteilung oder Sparte
- Foto des Mitglieds
- QR-Code zur Identifikation
Dabei gilt: Nicht jeder Verein benötigt alle diese Angaben. Beschränke Dich möglichst auf die Daten, die für den jeweiligen Zweck des Ausweises tatsächlich erforderlich sind.
Ein Sportverein könnte beispielsweise Name, Mitgliedsnummer, Abteilung und QR-Code anzeigen. Bei einem Förderverein reichen möglicherweise bereits Name und Mitgliedsnummer.
Mitgliedsausweis digital oder als Karte erstellen?
Grundsätzlich kannst Du zwischen einem klassischen und einem digitalen Mitgliedsausweis wählen.
Klassischer Mitgliedsausweis
Der klassische Vereinsausweis wird ausgedruckt oder als Kunststoffkarte ausgegeben. Er kann beispielsweise im Scheckkartenformat gestaltet und von den Mitgliedern im Portemonnaie mitgeführt werden.
Der Vorteil: Der Ausweis kann unabhängig von einem Smartphone verwendet werden.
Allerdings entsteht zusätzlicher Verwaltungsaufwand. Ändern sich Daten oder soll der Ausweis regelmäßig erneuert werden, müssen gegebenenfalls neue Ausweise erstellt, gedruckt und verteilt werden.
Digitaler Mitgliedsausweis
Ein digitaler Mitgliedsausweis wird dagegen über das Smartphone oder einen geschützten Mitgliederbereich bereitgestellt.
Der große Vorteil liegt in der Verbindung mit der Mitgliederverwaltung: Ändern sich beispielsweise Mitgliedsstatus oder andere hinterlegte Daten, können diese Änderungen direkt auf dem digitalen Ausweis berücksichtigt werden.
Dadurch entfällt das regelmäßige Erstellen und Versenden neuer Karten.
Für viele Vereine ist deshalb eine Kombination sinnvoll: digitaler Mitgliedsausweis für den Alltag und eine PDF- bzw. Druckversion für Mitglieder, die einen klassischen Ausweis benötigen.
Mitgliedsausweise automatisch aus Mitgliederdaten erstellen
Bei wenigen Mitgliedern kann ein Ausweis noch manuell gestaltet werden. Bei 100, 500 oder 1.000 Mitgliedern wird dieses Vorgehen jedoch schnell aufwendig.
Statt jeden Mitgliedsausweis einzeln zu erstellen, sollten die Ausweise deshalb direkt mit der Mitgliederverwaltung verbunden werden.
Das Prinzip ist einfach:
Du erstellst einmal eine Vorlage und definierst darin Platzhalter wie Name, Mitgliedsnummer, Foto oder Mitgliedsstatus. Anschließend werden diese Platzhalter automatisch mit den Daten des jeweiligen Mitglieds gefüllt.
Aus einer einzigen Vorlage entstehen so individuelle Mitgliedsausweise für alle Mitglieder.
Ändert sich später eine Information in der Mitgliederverwaltung, muss sie nicht zusätzlich in einer separaten Ausweisdatenbank gepflegt werden.
Mitgliedsausweis mit QR-Code erstellen
Ein QR-Code erweitert den Mitgliedsausweis um zusätzliche Einsatzmöglichkeiten.
So kann der Code beispielsweise Informationen enthalten, mit denen ein Mitglied bei einer Veranstaltung identifiziert oder mit einer Mitglieder- bzw. Teilnehmerliste abgeglichen wird.
Mögliche Einsatzbereiche sind:
- Einlasskontrolle bei Vereinsveranstaltungen
- Überprüfung der Mitgliedschaft
- Zuordnung zur Mitgliedsnummer
- Kontrolle des Mitgliedsstatus
- Anmeldung bei vereinsinternen Angeboten
Wichtig ist dabei, bewusst festzulegen, welche Informationen über den QR-Code bereitgestellt werden. Nicht jede Information aus der Mitgliederverwaltung gehört automatisch auf den Ausweis oder in den QR-Code.
Mitgliedsausweis gestalten: Darauf solltest Du achten
Ein guter Mitgliedsausweis muss nicht kompliziert gestaltet sein. Im Vordergrund stehen Übersichtlichkeit und eine schnelle Identifikation.
Vereinslogo und Vereinsname sollten gut erkennbar sein. Die wichtigsten Mitgliedsdaten sollten sich auf einen Blick erfassen lassen.
Zusätzlich kannst Du das Design an das Erscheinungsbild Deines Vereins anpassen und beispielsweise dessen Schriftarten oder Gestaltungselemente verwenden.
Für eine gedruckte Variante solltest Du außerdem darauf achten, dass Texte, Fotos und QR-Codes auch bei kleinen Formaten gut lesbar beziehungsweise scanbar bleiben.
Mitgliedsausweise mit asVerein erstellen
Wenn Du Deine Mitglieder bereits mit asVerein verwaltest, kannst Du die vorhandenen Mitgliederdaten direkt für die Erstellung der Ausweise verwenden.
Dadurch musst Du keine separate Liste mit Ausweisdaten pflegen.
1. Daten des Mitgliedsausweises festlegen
Zunächst legst Du fest, welche Mitgliedsdaten auf dem Ausweis angezeigt werden sollen.
Dazu gehst Du unter asVerein->Optionen->Digitaler Mitgliedsausweis.
In den drei Bereichen: Daten, QR-Code und PDF-Ausdruck stellst Du ein, welche Daten übermittelt werden und wie das Layout gestaltet sein soll.
Über Platzhalter können unterschiedliche Daten aus der Mitgliederverwaltung eingebunden werden. So erhält jedes Mitglied automatisch einen personalisierten Ausweis.
Für das Layout des Ausweises wird eine Vorlage mittels HTML erstellt.
2. QR-Code hinzufügen
Zusätzlich kannst Du einen QR-Code in den Mitgliedsausweis integrieren und festlegen, welche Informationen darin enthalten sein sollen.
Der QR-Code kann anschließend mit einem geeigneten QR-Scanner beziehungsweise Smartphone eingelesen und beispielsweise zum Abgleich bei Veranstaltungen genutzt werden.
3. Gültigkeit automatisch prüfen
Auf Wunsch kann asVerein vor der Anzeige des digitalen Mitgliedsausweises bestimmte Voraussetzungen prüfen.
So kannst Du beispielsweise festlegen, dass der Ausweis nur angezeigt wird, wenn ein bestimmter Mitgliedsstatus vorliegt oder die hinterlegte Prüfung des Mitgliedsbeitrags erfolgreich ist.
Damit musst Du ungültige Ausweise nicht einzeln manuell deaktivieren.
Die entsprechenden Einstellungen findest Du unter asVerein->Optionen->Digitaler Mitgliedsausweis
4. Mitgliedsausweis als PDF erstellen
Neben dem digitalen Ausweis kannst Du auch eine PDF-Version erstellen.
Dafür lässt sich eine eigene HTML-Vorlage gestalten, in die beispielsweise Mitgliedsdaten, Foto und QR-Code über Platzhalter eingefügt werden.
Die erzeugten PDFs kannst Du anschließend für den Ausdruck verwenden.
Auch die Erstellung von Mitgliedsausweisen für alle Mitglieder ist über die PDF-Exportfunktion möglich.
Diese findet sich im Modul Import-Export.
Mitgliedsausweis auf Homepage anzeigen
Um den digitalen Mitgliedsausweis auf deiner Homepage anzuzeigen, bindest Du den Short
[asverein_ausweis_page]
auf einer Seite oder Beitrag ein. Damit wird der Ausweis des aktuell eingeloggten Mitgliedes angezeigt.
Mitgliedsausweis in der VereinsApp anzeigen
Um den Ausweis in der VereinsApp zu nutzen, musst Du eine Seite in der App anlegen und dort den Shortcode
[asverein_ausweis_page]
einbinden. Damit wird der Ausweis entsprechend angezeigt.
Digitalen Mitgliedsausweis statt Plastikkarte verwenden
Wenn Dein Verein den Verwaltungsaufwand möglichst gering halten möchte, bietet sich ein digitaler Mitgliedsausweis an.
Bei asVerein ist dieser direkt mit der Mitgliederverwaltung verbunden. Mitglieder können ihren Ausweis über den geschützten Mitgliederbereich der Vereinshomepage oder über die asVerein Vereins-App aufrufen.
Der entscheidende Unterschied zu einer statischen Karte oder einer einfachen Grafikdatei: Mitgliederdaten und Ausweis sind miteinander verbunden.
Ändert sich beispielsweise der relevante Mitgliedsstatus, kann dies unmittelbar bei der Bereitstellung des Ausweises berücksichtigt werden.
So musst Du nicht jedes Jahr neue Karten gestalten, drucken und verteilen.
Mitgliedsausweise erstellen: Das Wichtigste zusammengefasst
Für die Erstellung von Mitgliedsausweisen brauchst Du nicht für jedes Mitglied eine eigene Datei zu gestalten.
Effizienter ist es, einmal eine Vorlage zu erstellen und diese direkt mit den Daten Deiner Mitgliederverwaltung zu verbinden. Namen, Mitgliedsnummern, Fotos und weitere Informationen können dann automatisch eingesetzt werden.
Zusätzlich kann ein QR-Code den Ausweis beispielsweise für die Identifikation bei Veranstaltungen nutzbar machen.
Ob Du anschließend einen klassischen Mitgliedsausweis ausdruckst oder Deinen Mitgliedern einen digitalen Vereinsausweis bereitstellst, hängt von den Anforderungen Deines Vereins ab.
Mit asVerein kannst Du beide Varianten mit Deiner bestehenden Mitgliederverwaltung verbinden.