Das kontrollierte Entfernen eines Gegenstands aus dem aktiven Bestand. Dies geschieht, wenn ein Objekt defekt, veraltet, verkauft oder entsorgt wurde. In der Inventarverwaltung wird der Status geändert, damit das Objekt nicht mehr für den Verleih oder die aktive Nutzung zur Verfügung steht.

Reaktive Wartung: Ein Gerät wird erst repariert, wenn es bereits defekt ist („Feuerwehr-Prinzip“). Präventive (vorbeugende) Wartung: Gegenstände werden in festen Intervallen gewartet (z. B. jährliche Prüfung nach DGUV V3 für Elektrogeräte), um Ausfälle zu verhindern und die Lebensdauer zu verlängern.

Das sind selbstständig nutzbare, bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungskosten unter einer bestimmten gesetzlichen Grenze liegen. Sie müssen nicht über Jahre abgeschrieben werden, sondern können oft im Jahr der Anschaffung sofort voll als Betriebsausgabe abgesetzt werden (dennoch müssen sie im Inventar geführt werden).

AfA steht für „Absetzung für Abnutzung“. Da Gegenstände wie Computer oder Fahrzeuge durch die Nutzung an Wert verlieren, wird dieser Wertverlust steuerlich und buchhalterisch über die voraussichtliche Nutzungsdauer (z. B. 3 Jahre bei Laptops) verteilt abgesetzt.

Das ist der Prozess des Verleihens und Zurücknehmens von Betriebsmitteln. Beim Check-out wird dokumentiert, welche Person (z. B. Mitarbeiter oder Vereinsmitglied) einen Gegenstand (wie einen Beamer oder ein Werkzeug) abholt. Beim Check-in wird die Rückgabe und der Zustand des Objekts erfasst.

Ein robustes, oft selbstklebendes Etikett, das direkt auf dem Gegenstand angebracht wird. Es enthält in der Regel eine eindeutige Inventarnummer sowie einen Barcode oder QR-Code, damit der Gegenstand per Scanner oder Smartphone-Kamera sofort digital aufgerufen und zugeordnet werden kann.

Der Begriff kommt aus dem Englischen und wird oft synonym zur Inventarverwaltung verwendet. Er beschreibt den strategischen Lebenszyklus eines Gegenstands (Asset) von der Anschaffung über die Wartung und Nutzung bis hin zur Ausmusterung.

Das Inventar ist das Ergebnis bzw. das Verzeichnis (die Liste) aller Vermögensgegenstände. Die Inventur hingegen ist der handlungsorientierte Prozess – also das tatsächliche Zählen, Messen, Wiegen und Erfassen dieser Gegenstände zu einem bestimmten Stichtag.

Zum Inventar eines Unternehmens oder Vereins gehören alle physischen und digitalen Gegenstände, die langfristig oder kurzfristig für den Betrieb genutzt werden. Dazu zählen IT-Geräte (Laptops, Server), Büromöbel, Werkzeuge, Maschinen, Fahrzeuge, aber auch Softwarelizenzen oder Schlüssel.