Das kontrollierte Entfernen eines Gegenstands aus dem aktiven Bestand. Dies geschieht, wenn ein Objekt defekt, veraltet, verkauft oder entsorgt wurde. In der Inventarverwaltung wird der Status geändert, damit das Objekt nicht mehr für den Verleih oder die aktive Nutzung zur Verfügung steht.

Reaktive Wartung: Ein Gerät wird erst repariert, wenn es bereits defekt ist („Feuerwehr-Prinzip“). Präventive (vorbeugende) Wartung: Gegenstände werden in festen Intervallen gewartet (z. B. jährliche Prüfung nach DGUV V3 für Elektrogeräte), um Ausfälle zu verhindern und die Lebensdauer zu verlängern.

Das sind selbstständig nutzbare, bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungskosten unter einer bestimmten gesetzlichen Grenze liegen. Sie müssen nicht über Jahre abgeschrieben werden, sondern können oft im Jahr der Anschaffung sofort voll als Betriebsausgabe abgesetzt werden (dennoch müssen sie im Inventar geführt werden).

AfA steht für „Absetzung für Abnutzung“. Da Gegenstände wie Computer oder Fahrzeuge durch die Nutzung an Wert verlieren, wird dieser Wertverlust steuerlich und buchhalterisch über die voraussichtliche Nutzungsdauer (z. B. 3 Jahre bei Laptops) verteilt abgesetzt.

Das ist der Prozess des Verleihens und Zurücknehmens von Betriebsmitteln. Beim Check-out wird dokumentiert, welche Person (z. B. Mitarbeiter oder Vereinsmitglied) einen Gegenstand (wie einen Beamer oder ein Werkzeug) abholt. Beim Check-in wird die Rückgabe und der Zustand des Objekts erfasst.

Ein robustes, oft selbstklebendes Etikett, das direkt auf dem Gegenstand angebracht wird. Es enthält in der Regel eine eindeutige Inventarnummer sowie einen Barcode oder QR-Code, damit der Gegenstand per Scanner oder Smartphone-Kamera sofort digital aufgerufen und zugeordnet werden kann.