Sitzungsprotokolle und Tagesordnung erstellen

Mit der Funktion Sitzungsprotokolle können Sie für Sitzungen und Mitgliederversammlungen die Tagesordnung und das Sitzungsprotokoll online erfassen und im Mitgliederbereich und der Vereins-App bereitstellen.

So können Sie die Tagesordnung einer Mitgliederversammlung satzungsgemäß im Vorfeld den Mitgliedern bereitstellen. Dabei kann diese Tagesordnung dem Kalendereintrag angehängt werden.

Wenn die Veranstaltung läuft, können Sie direkt aus der Tagesordnung das Sitzungsprotokoll erstellen und zu jedem Punkt die entsprechenden Entscheidungen dokumentieren.

Demo

Erstellen Sie einfach und schnell Sitzungsprotokolle und Tagesordnungen

Eine Tagungsordnung kann einfach in ein Sitzungsprotokoll kopiert werden

Einbindung mit Shortcode oder Verknüpfung mit einem Event

Ansicht öffentlich oder nur für Ihre Mitglieder

Sitzungsprotokolle erstellen

Sie können beliebig viele Sitzungsprotokolle mit asVerein erstellen und diese umfangreich bearbeiten. Dazu gehören Informationen zu Ort und Zeitpunkt der Sitzung, welche Personen in welcher Funktion daran teilgenommen haben und natürlich die Aufzählung der einzelnen Tagungsordnungspunkte.

Sie können auch festlegen, welche Gruppe von Mitgliedern das entsprechende Protokoll einsehen darf. Zusätzlich können Sie auch ein pdf-Dokument erstellen und dieses dann versenden.

Tagesordnung erstellen

Sie können zu jedem Sitzungsprotokoll im Vorfeld einer Veranstaltung eine Tagungsordnung erstellen mit den zu besprechenden Punkten.

Diese Tagesordnung können Sie z.B. mit einem Events verknüpfen und in diesem anzeigen lassen.

Die fertige Tagesordnung können Sie dann mit einem Klick in das Sitzungsprotokoll übernehmen und weiter bearbeiten mit dem Ergebnissen der Besprechung.

Tutorial Tagesordnung erstellen

Sitzungsprotokolle anzeigen

asVerein bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Anzeige Ihrer Sitzungsprotokolle.

Sie können eine Liste aller Protokolle anzeigen lassen, aus der dann auf die einzelnen Einträge verlinkt wird.

Über einen Shortcode können Sie ein einzelnes Sitzungsprotokoll an einer beliebigen Stelle einbinden.

Sitzungsprotokolle mit Event verknüpfen

Mit der Verknüpfung eines Sitzungsprotokolles mit einem Event aus dem Terminkalender-Modul können Sie ein Sitzungsprotokoll und die dazugehörige Tagesordnung in dem entsprechenden Event anzeigen lassen, z.B. als Einladung zu einer Mitgliederversammlung.

Protokoll in der VereinsApp

Die Sitzungsprotokolle und Tagesordnungen können auch in der VereinsApp angezeigt werden.

Damit sind sie auch auf dem Smartphone optimal verfügbar.

Preise

asVerein - Plugin

asVerein - Install

asVerein - App

Fragen und Antworten

Ja, mit asVerein können Tagesordnung und Sitzungsprotokolle erfasst werden. Damit ist es möglich, Sitzungsprotokolle zum Beispiel direkt während einer Sitzungs zu erstellen.

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, Protokolle nur auf Papier zu führen. Die Satzung kann vorschreiben, wie Protokolle geführt werden müssen. Meist genügt eine digitale Form, solange sie unverändert gespeichert und unterschrieben (digital oder handschriftlich) werden kann.

Ja, in der Regel muss eine Tagesordnung vor einer Mitgliederversammlung erstellt werden. Das ist nicht nur üblich, sondern oft auch in den Satzungen des Vereins vorgeschrieben oder durch gesetzliche Bestimmungen (z. B. im Bürgerlichen Gesetzbuch, § 32 BGB) geregelt. Eine klare Tagesordnung hilft, die Versammlung strukturiert durchzuführen und ermöglicht den Mitgliedern, sich auf die Themen vorzubereiten.

Die Tagesordnung sollte zusammen mit der Einladung zur Mitgliederversammlung verschickt werden, damit alle Teilnehmer rechtzeitig informiert sind. Falls nachträglich Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden sollen, müssen auch diese rechtzeitig kommuniziert werden.

Sitzungsprotokolle sollten zeitnah nach der Sitzung erstellt werden, idealerweise unmittelbar nach der Versammlung oder spätestens innerhalb weniger Tage. Je frischer die Ereignisse im Gedächtnis sind, desto präziser und vollständiger kann das Protokoll erstellt werden.

Einige Gründe dafür:

Korrektheit: Details wie Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse und Diskussionen können schnell vergessen werden.
Transparenz: Mitglieder des Vereins können schneller Einsicht nehmen.
Rechtssicherheit: Ein Protokoll ist oft ein wichtiges Dokument, falls Beschlüsse später hinterfragt oder geprüft werden.

Ein Sitzungsprotokoll einer Mitgliederversammlung im Verein sollte klar und vollständig sein. Es dient dazu, die Ergebnisse und Beschlüsse der Versammlung festzuhalten und Transparenz zu schaffen. Die folgenden Informationen sind in der Regel erforderlich:

Titel: Bezeichnung des Protokolls, z. B. „Protokoll der Mitgliederversammlung“.
Datum und Ort: Wann und wo die Versammlung stattgefunden hat.
Teilnehmer: Liste der anwesenden Mitglieder und ggf. Gäste.
Versammlungsleitung: Wer die Versammlung geleitet hat, z. B. der Vereinsvorsitzende.
Tagesordnungspunkte: Klare Auflistung der Themen, die besprochen wurden.
Diskussionen und Beschlüsse: Zusammenfassung der Diskussionen sowie der gefassten Beschlüsse, inklusive Abstimmungsergebnisse.
Unterschriften: Unterschrift des Protokollführers und ggf. des Versammlungsleiters.

Die rechtlichen Vorschriften für Sitzungsprotokolle im Verein hängen von den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und der Satzung des jeweiligen Vereins ab. Hier sind einige wichtige Punkte:

Gesetzliche Vorgaben: Laut § 58 Nr. 4 BGB müssen Vereine in ihrer Satzung festlegen, wie Beschlüsse der Mitgliederversammlung beurkundet werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Beschlüsse beim Vereinsregister angemeldet werden müssen, z. B. bei Satzungsänderungen oder Vorstandswechsel.
Satzungsregelungen: Die Satzung des Vereins kann zusätzliche Anforderungen an die Protokollführung enthalten, wie z. B. die Pflicht zur Protokollierung aller wesentlichen Inhalte und Diskussionen der Mitgliederversammlung.
Beweisfunktion: Protokolle dienen als rechtssicherer Nachweis für die gefassten Beschlüsse und können bei rechtlichen Streitigkeiten oder Prüfungen durch das Registergericht entscheidend sein.
Inhalt: Ein Protokoll sollte mindestens die Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse und wesentlichen Diskussionen enthalten. Es ist ratsam, auch Datum, Ort, Teilnehmer und die Versammlungsleitung zu dokumentieren.