Software für Verbände: Verbandsverwaltung direkt in WordPress

Eine gute Software für Verbände sollte mehr können als Mitgliederdaten zu speichern. Verbände müssen Mitglieder und Mitgliedsorganisationen verwalten, unterschiedliche Strukturen und Zuständigkeiten abbilden, Beiträge organisieren, Veranstaltungen planen und Informationen für ihre Mitglieder bereitstellen.

Mit asVerein lässt sich die Verbandsverwaltung direkt in WordPress integrieren. Dadurch können Verbandswebsite, Mitgliederverwaltung und geschützter Mitgliederbereich auf einer gemeinsamen technischen Plattform betrieben werden.

Das ist besonders interessant für Verbände, die bereits WordPress einsetzen oder ihre Website künftig zur zentralen digitalen Plattform für Mitglieder und Geschäftsstelle ausbauen möchten.

Was ist eine Software für Verbände?

Eine Software für Verbände – häufig auch Verbandssoftware oder Software zur Verbandsverwaltung genannt – unterstützt bei der digitalen Organisation der Verbandsarbeit.

Typische Aufgaben sind beispielsweise:

• Mitglieder und Mitgliedsorganisationen verwalten
• Kontaktdaten zentral pflegen
• Mitgliedschaften und Funktionen dokumentieren
• Gruppen und Verbandsstrukturen organisieren
• Beiträge und Zahlungen verwalten
• Veranstaltungen und Termine organisieren
• Rollen und Zugriffsrechte vergeben
• Dokumente und Informationen bereitstellen
• einen geschützten Mitgliederbereich anbieten

Welche Funktionen benötigt werden, hängt stark vom jeweiligen Verband ab.

Ein kleiner Regionalverband hat andere Anforderungen als ein Landes- oder Bundesverband mit zahlreichen Mitgliedern, angeschlossenen Vereinen und unterschiedlichen Organisationsebenen.

Entscheidend ist deshalb, dass sich die Software an die tatsächliche Struktur des Verbands anpassen lässt.

asVerein als Software für Verbände

asVerein ist eine Vereins- und Verbandssoftware, die direkt in WordPress integriert wird.

Statt für Website und Mitgliederverwaltung vollständig voneinander getrennte Systeme einzusetzen, wird die Verwaltung als Plugin in die WordPress-Installation des Verbands eingebunden.

Damit entsteht eine gemeinsame technische Basis für:

• die öffentliche Verbandswebsite,
• die interne Mitgliederverwaltung,
• Mitglieder und Benutzer,
• geschützte Inhalte,
• Veranstaltungen und
• weitere digitale Prozesse des Verbands.

Der besondere Vorteil liegt in der Verbindung von Website und Verbandsverwaltung.

Daten müssen nicht zwangsläufig zwischen verschiedenen Plattformen ausgetauscht werden und Funktionen der Website können direkt mit der Mitgliederverwaltung zusammenspielen.

Gerade für Verbände, deren Website bereits auf WordPress basiert, kann das eine interessante Alternative zu einer vollständig getrennten Verwaltungssoftware sein.

Warum benötigen Verbände eine zentrale Software?

Viele Verbände beginnen mit einer Kombination aus Excel, E-Mail, Dokumenten und verschiedenen Online-Diensten.

Die Mitglieder befinden sich in einer Tabelle, Veranstaltungen werden über ein separates System organisiert, Dokumente liegen in unterschiedlichen Ablagen und Änderungen an Mitgliedsdaten erreichen die Geschäftsstelle per E-Mail.

Solange ein Verband klein ist, kann das funktionieren.

Mit zunehmender Zahl an Mitgliedern, Mitarbeitern und Aufgaben entstehen jedoch schnell unterschiedliche Datenbestände.

Eine zentrale Verbandssoftware hilft dabei, diese Prozesse zusammenzuführen.

Weniger doppelte Datenpflege

Werden Daten an mehreren Stellen gepflegt, müssen Änderungen häufig mehrfach vorgenommen werden.

Eine zentrale Mitgliederverwaltung reduziert diese doppelte Datenpflege.

Gemeinsame Datenbasis

Vorstand, Geschäftsstelle und weitere Verantwortliche können – abhängig von ihren Berechtigungen – mit demselben Datenbestand arbeiten.

Klare Zuständigkeiten

Über Rollen und Berechtigungen lässt sich festlegen, welche Personen bestimmte Informationen sehen oder bearbeiten dürfen.

Website und Verwaltung verbinden

Besonders interessant wird eine zentrale Lösung, wenn Daten aus der Verbandsverwaltung auch auf der Website benötigt werden.

Genau hier setzt der WordPress-Ansatz von asVerein an: Website und Verwaltung befinden sich nicht auf zwei vollständig voneinander getrennten Plattformen.

Mitgliederverwaltung für Verbände

Die Mitgliederverwaltung bildet das Herzstück einer Verbandssoftware.

Neben Namen, Anschriften und Kontaktdaten müssen häufig weitere Informationen gespeichert werden. Dazu können beispielsweise Mitgliedschaften, Funktionen, Statusinformationen oder individuelle Angaben gehören.

Bei Verbänden kommt eine zusätzliche Besonderheit hinzu:

Nicht immer sind ausschließlich einzelne Personen Mitglied.

Je nach Verbandsstruktur können auch Vereine, Unternehmen oder andere Organisationen eine Rolle spielen.

Eine flexible Datenstruktur ist deshalb besonders wichtig.

Mit asVerein wird die Mitgliederverwaltung direkt in WordPress integriert. Damit befindet sich die Verwaltung dort, wo bei vielen Verbänden bereits die Website und damit ein wichtiger Teil der digitalen Infrastruktur betrieben wird.

Verbandsstrukturen digital abbilden

Verbände sind häufig komplexer aufgebaut als einzelne Vereine.

Eine mögliche Struktur kann beispielsweise so aussehen:

Dachverband → Landesverband → Regionalverband → Verein

Daneben gibt es häufig Fachbereiche, Arbeitsgruppen, Ausschüsse oder andere organisatorische Einheiten.

Eine Software für Verbände sollte deshalb nicht nur eine einfache Mitgliederliste bereitstellen. Sie sollte dabei helfen, die tatsächliche Struktur des Verbands digital abzubilden.

Das erleichtert insbesondere die Zuordnung von Mitgliedern, Verantwortlichkeiten und Informationen.

Rollen und Berechtigungen verwalten

In einem Verband arbeiten häufig unterschiedliche Personengruppen mit der Software.

Dazu können gehören:

• Geschäftsstelle
• Vorstand
• Administratoren
• Regionalverantwortliche
• Fachbereichsleiter
• weitere Funktionsträger
• Mitglieder

Nicht jeder Benutzer sollte Zugriff auf sämtliche Informationen erhalten.

Eine sinnvolle Rollen- und Rechteverwaltung gehört deshalb zu den wichtigen Anforderungen an eine Verbandssoftware.

Besonders relevant wird dies, wenn neben der internen Verwaltung auch ein Mitgliederbereich über dieselbe Plattform angeboten wird.

Beitragsverwaltung für Verbände

Auch Mitgliedsbeiträge gehören bei vielen Verbänden zu den wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben.

Je nach Organisation können unterschiedliche Beitragssätze, Mitgliedsarten und Zahlungsmodelle existieren.

Eine digitale Beitragsverwaltung kann dabei helfen, diese Informationen mit den jeweiligen Mitgliedern zu verknüpfen und Zahlungen nachvollziehbar zu verwalten.

Der Vorteil einer integrierten Lösung liegt darin, dass Mitglieder- und Beitragsinformationen nicht unabhängig voneinander gepflegt werden müssen.

Veranstaltungen und Termine organisieren

Mitgliederversammlungen, Vorstandssitzungen, Seminare, Tagungen, Fortbildungen oder andere Veranstaltungen gehören bei vielen Verbänden zum Alltag.

Werden Website und Verbandsverwaltung miteinander verbunden, lassen sich Veranstaltungen dort organisieren, wo Mitglieder ohnehin Informationen über ihren Verband abrufen.

Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn öffentliche Veranstaltungen und interne Termine auf derselben Plattform abgebildet werden sollen.

Mitgliederbereich direkt auf der Verbandswebsite

Ein wichtiger Vorteil einer WordPress-basierten Verbandssoftware ist die Möglichkeit, einen geschützten Mitgliederbereich direkt in die Website zu integrieren.

Mitglieder müssen dadurch nicht zwangsläufig zwischen der eigentlichen Verbandswebsite und einem vollständig separaten Portal wechseln.

Im geschützten Bereich können – abhängig von der konkreten Einrichtung – beispielsweise interne Informationen oder Dokumente bereitgestellt werden.

So wird aus der klassischen Verbandswebsite eine digitale Plattform, die nicht nur der Außendarstellung dient, sondern auch für bestehende Mitglieder einen praktischen Nutzen bietet.

Dokumente und interne Informationen bereitstellen

Satzungen, Protokolle, Formulare, Rundschreiben oder andere interne Unterlagen müssen häufig bestimmten Mitgliedern oder Funktionsträgern zur Verfügung gestellt werden.

Statt diese Informationen ausschließlich per E-Mail zu verteilen, können sie in einem geschützten Bereich der Verbandswebsite bereitgestellt werden.

Die Kombination aus WordPress und Mitgliederverwaltung bietet dafür eine flexible Grundlage.

Warum WordPress für die Verbandsverwaltung?

WordPress wird von vielen Organisationen bereits für ihre Website eingesetzt.

Normalerweise werden Website und Verbandsverwaltung dennoch als zwei voneinander getrennte Systeme betrachtet.

asVerein verfolgt einen anderen Ansatz:

Die Verbandsverwaltung wird Teil der bestehenden WordPress-Umgebung.

Das bietet mehrere Vorteile.

Website und Verwaltung auf einer Plattform

Die öffentliche Website und die interne Verwaltung können auf derselben technischen Grundlage betrieben werden.

Bestehende WordPress-Website weiter nutzen

Ein Verband, der bereits WordPress verwendet, muss für die Mitgliederverwaltung nicht zwangsläufig eine komplett unabhängige Plattform aufbauen.

Flexibel erweiterbar

WordPress verfügt über ein großes Ökosystem aus Plugins, Themes und Schnittstellen.

Dadurch kann die Verbandswebsite um zusätzliche Funktionen ergänzt und an individuelle Anforderungen angepasst werden.

Mitgliederbereich integrieren

Öffentliche Website und geschützte Inhalte können miteinander kombiniert werden. Mitglieder bewegen sich damit weiterhin innerhalb der Website ihres Verbands.

Für welche Verbände eignet sich asVerein?

asVerein kann insbesondere für Verbände interessant sein, die ihre Website und Verbandsverwaltung miteinander verbinden möchten.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Berufsverbände
• Wirtschaftsverbände
• Sportverbände
• Kulturverbände
• Sozialverbände
• Interessenverbände
• Regionalverbände
• Landesverbände
• Fachverbände
• Dachverbände

Entscheidend ist weniger die Bezeichnung des Verbands als dessen konkrete Struktur und die Prozesse, die digital abgebildet werden sollen.

Besonders interessant ist asVerein für Organisationen, die bereits eine WordPress-Website besitzen oder WordPress als zentrale Plattform für ihre digitale Verbandsarbeit einsetzen möchten.

Wann reicht Excel für die Verbandsverwaltung nicht mehr aus?

Für einen kleinen Verband mit wenigen Mitgliedern kann eine Excel-Tabelle zunächst ausreichend sein.

Mit zunehmenden Anforderungen zeigen sich jedoch schnell Grenzen.

Problematisch wird es beispielsweise, wenn mehrere Personen gleichzeitig mit Mitgliedsdaten arbeiten, verschiedene Dateiversionen entstehen oder Informationen zusätzlich in weiteren Systemen gepflegt werden.

Weitere Anforderungen wie Beitragsverwaltung, unterschiedliche Zugriffsrechte, Veranstaltungen oder ein Mitgliederbereich lassen sich mit einer einfachen Tabelle ebenfalls nur eingeschränkt abbilden.

Spätestens wenn die Verbandsverwaltung über eine reine Adressliste hinausgeht, lohnt es sich deshalb, über eine zentrale Softwarelösung nachzudenken.

Was sollte eine gute Software für Verbände können?

Vor der Einführung einer Verbandssoftware sollte zunächst geklärt werden, welche Aufgaben tatsächlich digitalisiert werden sollen.

Dabei helfen einige zentrale Fragen:

Was kostet eine Software für Verbände?

Die Kosten für Verbandssoftware hängen stark vom jeweiligen Anbieter und vom benötigten Funktionsumfang ab.

Auf dem Markt gibt es unterschiedliche Modelle, beispielsweise monatliche oder jährliche Abonnements, Preise nach Mitgliederzahl, verschiedene Funktionspakete oder einmalige Lizenzen.

Zusätzlich können Kosten für Einrichtung, Support, Hosting oder Erweiterungen entstehen.

Deshalb sollte nicht ausschließlich der Einstiegspreis betrachtet werden. Entscheidend ist, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden und welche laufenden Kosten langfristig entstehen.

asVerein setzt auf ein WordPress-Plugin und damit auf einen anderen technischen Ansatz als klassische, vollständig extern betriebene Verbandsplattformen.

Software für Verbände mit WordPress: Wann ist asVerein interessant?

Eine WordPress-basierte Verbandsverwaltung ist vor allem dann interessant, wenn WordPress bereits eine wichtige Rolle in der digitalen Infrastruktur des Verbands spielt.

asVerein bietet sich insbesondere an, wenn:

• bereits eine WordPress-Website vorhanden ist,
• Mitglieder zentral verwaltet werden sollen,
• Website und Mitgliederverwaltung enger zusammenarbeiten sollen,
• ein geschützter Mitgliederbereich gewünscht ist,
• Veranstaltungen und weitere Verbandsprozesse über die Website organisiert werden sollen oder
• eine flexibel erweiterbare Plattform gesucht wird.

Statt neben der Verbandswebsite eine weitere vollständig unabhängige Plattform einzuführen, kann die bestehende WordPress-Installation zur zentralen digitalen Plattform des Verbands ausgebaut werden.

Häufige Fragen zu Software für Verbände

Fazit: asVerein als Software für Verbände

Eine moderne Software für Verbände sollte nicht nur Mitgliederdaten speichern, sondern die täglichen Prozesse der Verbandsarbeit sinnvoll unterstützen.

Mitgliederverwaltung, Verbandsstrukturen, Rollen und Berechtigungen, Beiträge, Veranstaltungen und geschützte Mitgliederinhalte sollten möglichst zentral organisiert werden können.

asVerein verfolgt dabei einen besonders integrierten Ansatz: Die Verbandsverwaltung wird direkt in WordPress eingebunden.

Dadurch können Website und Verwaltung auf einer gemeinsamen technischen Plattform betrieben werden. Für Verbände, die WordPress bereits einsetzen oder ihre Website zur zentralen digitalen Plattform für Mitglieder und Geschäftsstelle ausbauen möchten, bietet asVerein damit einen interessanten Ansatz.

Statt Website, Mitgliederverwaltung und Mitgliederbereich als voneinander getrennte Systeme zu betreiben, können diese Bereiche enger miteinander verbunden werden.