Digitales Kassenbuch für Vereine: Finanzen rechtssicher & einfach verwalten – direkt in WordPress

Die Kassenführung im Verein ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, die oft mit Bergen von Excel-Tabellen, unübersichtlichen Belegen und der ständigen Sorge vor der nächsten Betriebsprüfung durch das Finanzamt verbunden ist. Damit ist jetzt Schluss!

Mit dem asVerein Kassenbuch-Plugin digitalisierst Du Deine Vereinsbuchhaltung direkt auf Deiner eigenen WordPress-Webseite. Keine teure, externe Spezialsoftware, kein Datenexport-Chaos – sondern eine intuitive, finanzamtkonforme Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Vereinen und Kassenwarten zugeschnitten ist.

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Digitales Kassenbuch für Vereine

Ihre Vorteile auf einen Blick

100 % Datenkontrolle

Ihre Finanzdaten liegen sicher auf Ihrem eigenen Webserver – kein Cloud-Zwang bei Drittanbietern.

Zeitersparnis für den Vorstand

Automatisierte Prozesse reduzieren den wöchentlichen Aufwand für die Kassenführung auf ein Minimum.

Einfacher Export

Exportieren Sie alle Daten im passenden Format (CSV/Excel) für Ihren Steuerberater oder das Finanzamt.

Mandatenfähig

Verwalten Sie mehrere Bereiche Ihres Vereines paralell.

Warum Du das asVerein Kassenbuch Deine Vereinsbuchhaltung erleichtert

Nahtlose Integration: Mitgliedsbeiträge automatisch buchen

Da das Kassenbuch vollständig in das asVerein-Ökosystem integriert ist, greift es direkt auf Deine Mitgliederverwaltung zu. Gehen Mitgliedsbeiträge oder Spenden ein, können diese automatisch erfasst und dem entsprechenden Mitgliedskonto zugeordnet werden. Das spart Stunden an manueller Abgleicharbeit!

Perfekt vorbereitet mit dem SKR 49 Kontenrahmen

Mache Deinem Steuerberater das Leben leicht. Das asVerein Kassenbuch unterstützt den Standard-Kontenrahmen für Vereine (SKR 49). Du kannt Deine Kontenstrukturen mühelos abbilden oder importieren, sodass alle Buchungen von Anfang an der richtigen Kategorie zugewiesen sind.

Digitales Belegmanagement: Nie wieder Zettelwirtschaft

Wo war noch gleich die Quittung für die neuen Trainingsbälle? Mit dem integrierten Belegmanagement lädst Du Rechnungen und Quittungen direkt zur jeweiligen Buchung hoch. Der Kassenwart scannt den Beleg per Smartphone oder lädt das PDF hoch – schon ist die Buchung sauber archiviert und jederzeit für die Kassenprüfer abrufbar.

Funktionen im Detail

Erfasse Buchungen einfach und effizient in der Buchungsliste des asVerein-Kassenbuches. Die übersichtliche Liste kannst Du nach verschiedenen Kriterien filtern und so immer die Information finden, die Du benötigst.

Buchungen erstellen im Kassenbuch

Mit der Buchungsmaske kannst Du neue Buchungen erfassen und bearbeiten.

Folgende Optionen kannt Du wählen:

  • Buchung auf Kasse oder Bank
  • Buchungskonto
  • Einnahme oder Ausgabe
  • Buchungsbereich (Ideell, Vermögen, Zweckbetrieb, Wirtschaftsbetrieb)
Kontenplan im Kassenbuch

Erstelle im Bereich „Konten“ Deine eigenen Konten, auf die Du die Buchungen buchen kannst, um Einnahmen und Ausgaben übersichtlich abzurechnen.

Über die Importfunktion kannst Du einen bestehenden Kontenrahmen importieren, z.B. den SKR-49, den Du über asVerein downloaden kannst.

Buchungsjahre für Vereinsbuchhaltung

Im Bereich „Jahre“ können Sie die einzelnen Buchungsjahre anlegen, denen dann die einzelnen Buchungen zugeordnet werden.

Sie können den Anfangsbestand von Kasse und Bank hinterlegen, um den aktuellen Stand Ihrer Vereins-Finanzen zu überwachen.

Überschussrechnung für Vereine

Erstellen Sie zum Abschluss eines Jahres die Überschuss-Rechnung, in der alle Einnahmen und Ausgaben summiert werden und ein Überschuss oder Verlust ausgegeben wird.

Sie können dabei zwischen einer einfachen Abrechnung wählen, in der nach den 4 Bereichen (Ideell, Vermögen, Zweckbetrieb, Wirtschaftsbetrieb) gruppiert wird.

Mit der erweiterten Abrechnung werden alle Einnahmen und Ausgaben nach den 4 Bereichen und den jeweiligen Konten summiert aufgeschlüsselt.

Sie können die Abrechnung in einer Druckansicht öffnen, oder als pdf-Datei exportieren.

Mitgliedsbeiträge verbuchen
Spenden verbuchen

Wenn Sie eingegangen Zahlungen für Mitgliedsbeiträge und Spenden bestätigen, können Sie diese Zahlungen automatisch als Buchung ins Kassenbuch übernehmen.

Rechnungen erstellen mit WordPress

Mit dem Rechnungs-Modul können Sie Rechnungen und Gutschriften erstellen, verbuchen und als PDF ausdrucken und kopieren.

Sie können verschiedene Vorlagen individuell erstellen und anpassen und diese als Basis für Ihre Rechnungen nutzen.

Preise und Pakete

asVerein - Pro 6 Monate

49,00 € 69,00 € inkl. MwSt
Angebot gültig bis 31.08.2026
Jetzt Buchen
 
 
Voller Funktionsumfang
6 Monate Updates
6 Monate E-Mail Support
Optional Verlängerung: 6 Monate
49,00 Euro inkl. Mwst
 
 
 
 

asVerein - Pro 12 Monate

69,00 € 119,00 € inkl. MwSt
Angebot gültig bis 31.08.2026
Jetzt Buchen
 
 
Voller Funktionsumfang
12 Monate Updates
12 Monate E-Mail Support
Optional Verlängerung: 6 Monate
59,00 Euro inkl. Mwst
 
 
 
 

Fragen und Antworten

Ein Online-Kassenbuch für Vereine ist unverzichtbar, um die Finanzen transparent und korrekt zu verwalten. Es dokumentiert alle Bargeldbewegungen und stellt sicher, dass Einnahmen und Ausgaben jederzeit nachvollziehbar sind. So kann der Verein gegenüber Mitgliedern, dem Finanzamt und Prüfern eine ordnungsgemäße Buchführung nachweisen.

Ja, ein Verein darf grundsätzlich ein elektronisches Kassenbuch führen, um seine finanziellen Transaktionen und Einnahmen sowie Ausgaben zu dokumentieren. Die elektronische Führung eines Kassenbuchs kann eine effiziente und genaue Methode sein, um die Finanzbuchhaltung zu verwalten.

Jedoch unterliegt auch die elektronische Führung eines Kassenbuchs den Datenschutzbestimmungen gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den nationalen Datenschutzgesetzen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im elektronischen Kassenbuch im Einklang mit den Datenschutzprinzipien steht. Dazu gehören insbesondere:

  1. Transparenz: Die betroffenen Personen sollten darüber informiert werden, welche Daten erfasst werden, wie sie verarbeitet werden und zu welchem Zweck.
  2. Rechtmäßigkeit: Es sollte eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten vorhanden sein. Im Falle eines Vereins können dies rechtliche Verpflichtungen oder berechtigte Interessen sein.
  3. Zweckbindung: Die Daten sollten nur für den bestimmten Zweck der Buchführung und Finanzverwaltung verwendet werden.
  4. Datenminimierung: Es sollten nur die notwendigen Daten erfasst werden, um den Buchführungszweck zu erfüllen.
  5. Richtigkeit: Die erfassten Daten sollten korrekt und aktuell sein.
  6. Sicherheit: Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sollten ergriffen werden, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
  7. Speicherbegrenzung: Die Daten sollten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Buchführungszweck erforderlich ist.

Es ist ratsam, dass der Verein sicherstellt, dass das elektronische Kassenbuch gut geschützt ist, Zugriffsrechte angemessen eingeschränkt sind und geeignete Maßnahmen zur Datensicherheit ergriffen werden. Bei Unsicherheiten oder komplexeren Fällen empfiehlt es sich, rechtlichen Rat oder einen Datenschutzexperten hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden.

Für die Buchhaltung eines Vereins gelten verschiedene Pflichten, die sicherstellen sollen, dass die finanziellen Angelegenheiten ordnungsgemäß und transparent verwaltet werden. Hier sind einige typische Pflichten für die Vereinsbuchhaltung:

  1. Führung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung: Der Verein ist verpflichtet, eine klare und nachvollziehbare Buchführung zu führen. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen dokumentiert und aufgezeichnet werden.
  2. Erstellung von Jahresabschlüssen: Der Verein muss Jahresabschlüsse erstellen, die eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie ggf. einen Anhang umfassen. Diese geben einen Überblick über die finanzielle Lage des Vereins am Ende eines Geschäftsjahres.
  3. Einnahmen- und Ausgabenübersicht: Es ist wichtig, eine klare Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins zu haben. Dies umfasst Mitgliedsbeiträge, Spenden, Fördermittel, Ausgaben für Projekte, Verwaltungskosten usw.
  4. Belegpflicht: Alle finanziellen Transaktionen sollten mit entsprechenden Belegen dokumentiert werden. Das können Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge usw. sein.
  5. Kassenführung: Falls der Verein eine Kasse führt, muss auch hierüber Buch geführt werden. Die Kassenführung muss nachvollziehbar sein und regelmäßig überprüft werden.
  6. Compliance mit Steuervorschriften: Der Verein muss seine steuerlichen Verpflichtungen erfüllen, einschließlich der Abführung von Steuern und der rechtzeitigen Einreichung von Steuererklärungen.
  7. Prüfung der Jahresrechnung: Abhängig von den gesetzlichen Anforderungen oder den Vereinsregelungen kann eine externe Prüfung der Jahresrechnung durch einen Wirtschaftsprüfer oder einen Steuerberater erforderlich sein.

Die genauen Anforderungen und Pflichten für die Vereinsbuchhaltung können je nach Land und regionalen Vorschriften variieren. Es ist ratsam, sich mit einem Steuerberater oder einem Fachmann für Vereinsbuchhaltung vertraut zu machen, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

In das Kassenbuch für Vereine gehören alle Bargeldtransaktionen: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Startgelder, Einnahmen aus Veranstaltungen sowie Ausgaben für Vereinsbedarf oder Veranstaltungen. Jede Buchung sollte vollständig, chronologisch und mit Belegen dokumentiert werden, um eine lückenlose Finanzübersicht zu gewährleisten.

Ein Kassenbuch für Vereine muss gesetzlich mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist gilt sowohl für Papier- als auch für digitale Kassenbücher. Die Aufbewahrungspflicht dient dazu, alle Vereinsfinanzen bei Nachfragen oder Prüfungen jederzeit belegen zu können.

In der Regel liegt die Verantwortung für das Kassenbuch im Verein beim Schatzmeister oder Kassenwart. Diese Person sorgt für eine ordnungsgemäße Buchführung, prüft Belege und erstellt regelmäßige Kassenberichte. Unabhängig davon, ob ein analoges oder ein digitales Kassenbuch genutzt wird, muss die Kassenführung jederzeit transparent und nachvollziehbar sein.

Ein digitales Kassenbuch für Vereine muss laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) vor allem revisionssicher und lückenlos sein. Nachträgliche Änderungen dürfen nicht unbemerkt bleiben. Mit asverein führst du dein Kassenbuch direkt in WordPress: Alle Einnahmen und Ausgaben werden chronologisch erfasst, Belege lassen sich digital hochladen und das System sperrt abgeschlossene Monate automatisch gegen nachträgliche Manipulation. So ist der Verein perfekt auf die Kassenprüfung und das Finanzamt vorbereitet.

alexander suess
Alexander Süß

Hinter asVerein steht keine anonyme Agentur, sondern echte Leidenschaft für das Vereinsleben und Softwareentwicklung. Ich habe asVerein entwickelt, um die Digitalisierung in Vereine zu bringen - ohne Abo-Fallen und ohne Datenkraken. Wenn Du eine Frage hast oder Unterstützung bei der Einrichtung benötigst, landest Du nicht in einer Warteschleife, sondern schreibst mir direkt persönlich.