Elektronisches Kassenbuch für Vereine

Buchungen, Belege und Vereinsfinanzen digital verwalten – mit SKR 49, übersichtlichen Auswertungen und direkter Integration in WordPress.

Mit dem elektronischen Kassenbuch von asVerein erfasst du Einnahmen und Ausgaben deines Vereins an einem zentralen Ort. Ordne Buchungen der Barkasse oder einem Bankkonto, einem Buchungskonto und dem passenden steuerlichen Vereinsbereich zu. Belege werden direkt bei der jeweiligen Buchung hinterlegt und bleiben dadurch schnell auffindbar.

Da das Kassenbuch mit der asVerein-Mitgliederverwaltung verbunden ist, kannst du bestätigte Mitgliedsbeiträge und Spenden direkt als Buchung übernehmen. So reduzierst du manuelle Arbeit und behältst die Finanzen deines Vereins im Blick – auf deiner eigenen WordPress-Website.

Speziell für Vereine entwickelt
SKR 49 und vier steuerliche Vereinsbereiche
Buchungen und digitale Belege zentral verwalten
Daten auf der eigenen WordPress-Installation

Jetzt asVerein buchen Handbuch

Das digitale Kassenbuch für euren Vereinsalltag

Die Kassenführung gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Verein. Gleichzeitig kostet sie häufig viel Zeit: Buchungen stehen in verschiedenen Tabellen, Belege liegen in Ordnern oder privaten Ablagen und vor dem Jahresabschluss müssen alle Informationen mühsam zusammengeführt werden.

Das digitale Kassenbuch von asVerein bringt diese Aufgaben in einer Anwendung zusammen. Kassenwart, Schatzmeister und berechtigte Vorstandsmitglieder arbeiten mit einer zentralen Datenbasis. Einnahmen, Ausgaben, Konten und Belege sind strukturiert erfasst und für Auswertungen vorbereitet.

Weniger Zettelwirtschaft

Lade Rechnungen, Quittungen und andere Nachweise direkt zur passenden Buchung hoch. So musst du Belege nicht getrennt von den Buchungsdaten suchen und verwalten.

Mehr Überblick

Filtere die Buchungsliste nach den benötigten Kriterien und kontrolliere die hinterlegten Bestände von Kasse und Bank. Dadurch findest du einzelne Vorgänge schneller wieder.

Weniger manuelle Arbeit

Übernimm bestätigte Zahlungen für Mitgliedsbeiträge und Spenden aus der asVerein-Mitgliederverwaltung in das Kassenbuch. Wiederholtes Abtippen entfällt.

Warum ein Online-Kassenbuch statt Excel und Papier?

Eine Tabellenkalkulation kann Beträge erfassen. Sie verbindet jedoch nicht automatisch Buchungen, Konten, Belege und Vereinsbereiche in einem durchgängigen Arbeitsablauf. Oft entstehen mehrere Dateiversionen, während die zugehörigen Nachweise an anderer Stelle abgelegt sind.

Mit einem elektronischen Kassenbuch verwaltest du die relevanten Informationen gemeinsam in einem System:

Excel und Papier	Elektronisches Kassenbuch von asVerein
Belege werden separat abgelegt	Belege liegen direkt bei der Buchung
Auswertungen müssen selbst erstellt werden	Überschussrechnung und Exporte sind vorbereitet
Beiträge und Spenden werden manuell abgeglichen	Bestätigte Zahlungen können übernommen werden
Vereinsbereiche werden individuell in Tabellen abgebildet	Vier steuerliche Vereinsbereiche sind auswählbar
Dateien werden lokal weitergegeben	Berechtigte Nutzer arbeiten über WordPress

So wird das Kassenbuch digital geführt, ohne dass dein Verein eine zusätzliche, vom übrigen Vereinssystem getrennte Anwendung pflegen muss.

So funktioniert das elektronische Kassenbuch

1. Buchung erfassen

Erfasse eine neue Einnahme oder Ausgabe und wähle, ob sie zur Kasse oder zu einem Bankkonto gehört. Ergänze das Buchungskonto und ordne den Vorgang dem richtigen Vereinsbereich zu.

Zur Auswahl stehen:

ideeller Bereich
Vermögensverwaltung
Zweckbetrieb
wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

2. Beleg digital hinterlegen

Lade die Rechnung oder Quittung direkt bei der Buchung hoch. Belege lassen sich beispielsweise mit dem Smartphone erfassen oder als vorhandene Datei hinzufügen. So bleiben Buchung und Nachweis miteinander verbunden.

3. Finanzen auswerten

Zum Abschluss eines Buchungsjahres erstellst du eine Überschussrechnung. Dabei kannst du Einnahmen und Ausgaben nach den vier Vereinsbereichen oder zusätzlich nach den jeweiligen Konten aufschlüsseln. Die Auswertung lässt sich in der Druckansicht öffnen oder als PDF ausgeben.

Erfasse Buchungen einfach und effizient in der Buchungsliste des asVerein-Kassenbuches. Die übersichtliche Liste kannst Du nach verschiedenen Kriterien filtern und so immer die Information finden, die Du benötigst.

Mit der Buchungsmaske kannst Du neue Buchungen erfassen und bearbeiten.

Folgende Optionen kannt Du wählen:

Buchung auf Kasse oder Bank
Buchungskonto
Einnahme oder Ausgabe
Buchungsbereich (Ideell, Vermögen, Zweckbetrieb, Wirtschaftsbetrieb)

Erstelle im Bereich „Konten“ Deine eigenen Konten, auf die Du die Buchungen buchen kannst, um Einnahmen und Ausgaben übersichtlich abzurechnen.

Über die Importfunktion kannst Du einen bestehenden Kontenrahmen importieren, z.B. den SKR-49, den Du über asVerein downloaden kannst.

Im Bereich „Jahre“ können Sie die einzelnen Buchungsjahre anlegen, denen dann die einzelnen Buchungen zugeordnet werden.

Sie können den Anfangsbestand von Kasse und Bank hinterlegen, um den aktuellen Stand Ihrer Vereins-Finanzen zu überwachen.

Erstellen Sie zum Abschluss eines Jahres die Überschuss-Rechnung, in der alle Einnahmen und Ausgaben summiert werden und ein Überschuss oder Verlust ausgegeben wird.

Sie können dabei zwischen einer einfachen Abrechnung wählen, in der nach den 4 Bereichen (Ideell, Vermögen, Zweckbetrieb, Wirtschaftsbetrieb) gruppiert wird.

Mit der erweiterten Abrechnung werden alle Einnahmen und Ausgaben nach den 4 Bereichen und den jeweiligen Konten summiert aufgeschlüsselt.

Sie können die Abrechnung in einer Druckansicht öffnen, oder als pdf-Datei exportieren.

Wenn Sie eingegangen Zahlungen für Mitgliedsbeiträge und Spenden bestätigen, können Sie diese Zahlungen automatisch als Buchung ins Kassenbuch übernehmen.

Mit dem Rechnungs-Modul können Sie Rechnungen und Gutschriften erstellen, verbuchen und als PDF ausdrucken und kopieren.

Sie können verschiedene Vorlagen individuell erstellen und anpassen und diese als Basis für Ihre Rechnungen nutzen.

Ordne Rechnungen und Quittungen direkt der dazugehörigen Buchung zu.

Exportiere Buchungsdaten im CSV- oder Excel-Format zur weiteren Verarbeitung und Abstimmung.

Kassenbuch mit SKR 49 und vier Vereinsbereichen

Vereine unterscheiden ihre Einnahmen und Ausgaben typischerweise nach ideellem Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Im asVerein-Kassenbuch ordnest du jede Buchung direkt dem passenden Bereich zu.

Zusätzlich unterstützt asVerein die Arbeit mit dem Standardkontenrahmen SKR 49. Du kannst eigene Konten anlegen oder einen vorhandenen Kontenrahmen importieren. Dadurch erhalten Buchungen von Anfang an eine einheitliche Struktur und Auswertungen lassen sich einfacher vorbereiten.

Welche Konten und Zuordnungen für deinen Verein erforderlich sind, hängt von seiner Tätigkeit und steuerlichen Situation ab. Stimme individuelle steuerliche Fragen bei Bedarf mit deiner Steuerberatung ab.

Mitgliedsbeiträge und Spenden direkt verbuchen

Das Kassenbuch ist in das asVerein-System integriert. Wenn eingegangene Mitgliedsbeiträge oder Spenden bestätigt wurden, kannst du die Zahlungen direkt als Buchungen in das Kassenbuch übernehmen.

Das bietet drei praktische Vorteile:

weniger manuelle Übertragungen
klare Verbindung zwischen Zahlung und Mitglied
einheitliche Daten für Mitglieder- und Finanzverwaltung

Auch Rechnungen und Gutschriften lassen sich mit dem Rechnungsmodul erstellen, als PDF ausgeben und im Kassenbuch verbuchen.

Für wen eignet sich das Kassenbuch?

Das asVerein-Kassenbuch eignet sich für Vereine, die ihre Finanzverwaltung direkt mit ihrer WordPress-basierten Mitgliederverwaltung verbinden möchten.

Kassenwarte und Schatzmeister

Erfassen Buchungen, verwalten Belege und erstellen Auswertungen an einem zentralen Ort.

Vereinsvorstände

Erhalten einen strukturierten Überblick über Einnahmen, Ausgaben und die verschiedenen Vereinsbereiche.

Vereine mit Mitgliedsbeiträgen und Spenden

Übernehmen bestätigte Zahlungen aus der Mitgliederverwaltung und reduzieren manuelle Übertragungen.

Vereine mit eigener WordPress-Website

Betreiben Mitgliederverwaltung und Kassenbuch in ihrer bestehenden WordPress-Umgebung.

Eure Finanzdaten bleiben in WordPress

asVerein wird auf der WordPress-Website deines Vereins betrieben. Damit nutzt du das Kassenbuch in deiner bestehenden technischen Umgebung und bist nicht auf eine zusätzliche externe Kassenbuch-Plattform angewiesen.

Wo die Daten gespeichert werden, richtet sich nach dem Hosting deiner WordPress-Website. Dein Verein kann den Hosting-Anbieter und den Serverstandort selbst auswählen. Zugriffsrechte, Updates und regelmäßige Backups sollten passend zu den Anforderungen des Vereins eingerichtet werden.

Preise und Pakete

Häufige Fragen zum Kassenbuch für Vereine

Ein elektronisches Kassenbuch erfasst Einnahmen und Ausgaben der Vereinskasse digital. Zu einer Buchung können unter anderem Datum, Betrag, Buchungskonto, Beleg und steuerlicher Vereinsbereich dokumentiert werden. Dadurch lassen sich Kassenbewegungen übersichtlich verwalten und später leichter auswerten.

Ja, ein Verein kann sein Kassenbuch elektronisch führen. Mit asVerein erfolgt die Nutzung über die eigene WordPress-Installation. Berechtigte Personen greifen über den Browser darauf zu. Der Verein bleibt für die passende technische Einrichtung, Zugriffsrechte, Datensicherung und die Einhaltung der für ihn geltenden Vorgaben verantwortlich.

Ein digitales Kassenbuch verbindet Buchungen, Belege, Konten und Auswertungen in einer Anwendung. Das reduziert getrennte Ablagen und manuelle Übertragungen. Eine Tabellenkalkulation kann zwar Zahlen erfassen, bildet diese zusammenhängenden Abläufe aber nicht automatisch ab.

Ja. Im asVerein-Kassenbuch kannst du eigene Konten anlegen und einen vorhandenen Kontenrahmen wie den SKR 49 importieren.

Buchungen lassen sich dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuordnen.

Ja. Rechnungen, Quittungen und andere Belege kannst du direkt bei der zugehörigen Buchung hinterlegen. Dadurch bleiben Buchung und Nachweis gemeinsam auffindbar.

Bestätigte Zahlungen für Mitgliedsbeiträge und Spenden können aus der asVerein-Mitgliederverwaltung direkt als Buchung in das Kassenbuch übernommen werden.

Du kannst eine Überschussrechnung erstellen, die Einnahmen und Ausgaben nach den vier Vereinsbereichen zusammenfasst. In der erweiterten Ansicht erfolgt zusätzlich eine Aufschlüsselung nach Konten. Die Auswertung kann in einer Druckansicht geöffnet oder als PDF ausgegeben werden.

Die Daten liegen in der WordPress-Umgebung des Vereins. Der konkrete Speicherort und Serverstandort hängen vom gewählten Hosting-Anbieter ab. Damit kann der Verein seine Hosting- und Backup-Strategie selbst bestimmen.

Nein. Ein Kassenbuch dokumentiert Einnahmen und Ausgaben einer Kasse. Eine elektronische Registrierkasse beziehungsweise ein Kassensystem erfasst Verkaufsvorgänge am Verkaufsort und kann zusätzlichen gesetzlichen Anforderungen unterliegen. Vereine sollten prüfen, welche Art von System sie für ihren konkreten Einsatz benötigen.

Alexander Süß

Hinter asVerein steht keine anonyme Agentur, sondern echte Leidenschaft für das Vereinsleben und Softwareentwicklung. Ich habe asVerein entwickelt, um die Digitalisierung in Vereine zu bringen - ohne Abo-Fallen und ohne Datenkraken. Wenn Du eine Frage hast oder Unterstützung bei der Einrichtung benötigst, landest Du nicht in einer Warteschleife, sondern schreibst mir direkt persönlich.