Mitglieder-Import

Mit dem Mitglieder-Import können Sie Daten Ihrer neuen Mitglieder in die a.s.Verein-Datenbank importieren.

Für diesen Import nutzen Sie eine csv-Textdatei, deren Spalten mit “;” voneinander getrennt werden müssen. Die Reihenfolge der Spalten und damit auch die zu importierenden Felder können Sie frei definieren.

Um den Mitglieder-Import zu starten, klicken Sie im Start-Bildschirm des Import-Export-Moduls auf den Button “Mitglieder-Import”.

In diesem ersten Formular wählen Sie die Import-Datei aus und legen die Felddefinition fest.

Import-Datei:Hier können Sie eine Import-Datei von Ihrem Rechner auswählen, die im nächsten Schritt auf Ihre Homepage hochgeladen wird.
Import-Datei per Pfad:Hier können Sie eine Import-Datei per Pfad-Angabe nutzen, die sich bereits auf Ihrem Server befindet, z.B. hochgeladen über die Medien-Verwaltung oder per FTP. Tragen Sie dazu den kompletten Pfad in das Feld ein.

Weiterhin müssen Sie die Reihenfolge der Spalten festlegen. Diese tragen Sie in das Eingabefeld “Feld-Definition” ein. Die Liste der verfügbaren Felder und deren zu nutzende Feldbezeichnungen finden Sie am unteren Rand. Dabei wird unterschieden zwischen “Verfügbare Spalten”, die festdefinierten Felder der a.s.Verein-Mitgliederverwaltung, und der “Zusätzlichen Felder”. Diese sind die Felder, die Sie individuell angelegt haben über Custom-Fields.

Ihre Spalten-Definition wird zwischengespeichert, so dass Sie diese nicht jedes mal neu eintragen müssen. Klicken Sie nun auf “Weiter”, um den nächsten Import-Schritt auszuführen.

Wenn Ihre Importdatei erfolgreich hochgeladen oder vom Server geladen werden konnte, erscheinen nun im oberen Bildschirm die Kopfzeile, als auch die erste Datenzeile aufgeschlüsselt in die definierten Spalten. So können Sie überprüfen, ob die Datei korrekt hochgeladen wurde und Ihre Spalten-Definition stimmt.

Für den Import können Sie nun folgende Optionen festlegen:

Feld-Definition:Hier können Sie nochmals die Reihenfolge der zu importierenden Spalten festlegen.
Import ohne Email-Adresse:Sie können hier auswählen, ob Sie Datensätze importieren wollen, bei denen keine EMail-Adresse angegeben ist. Die Email-Adresse ist der entscheidende Schlüssel zu jedem Mitglied. Wenn ein Eintrag ohne EMail importiert werden soll, müssen Sie im Feld “Dummy-EMailadresse” eine EMail-Adressdefinition angeben, aus der beim Import eine eindeutige EMail-Adresse generiert wird, die als Schlüssel in der Mitgliederdatenbank genutzt wird.
Benutzerdaten ändern, wenn EMail vorhanden:Hier können Sie angeben, ob ein Mitglieder-Eintrag überschrieben werden kann, wenn die EMail-Adresse bereits vorhanden ist. Dies erfolgt natürlich bei einem erneuten Import der Mitgliederdaten, kann aber auch passieren, wenn ein Mitglied bereits vor dem Import in der Mitglieder-Datenbank eingetragen war.
Mitgliedschaft:Hier können Sie die Mitgliedschaft festlegen, die während des Importes den Mitgliedern zugeordnet wird. Sie können entweder “Keine Mitgliedschaft” auswählen, denn wird keine Mitgliedschaft zugeordnet. Oder Sie wählen eine vorhandene Mitgliedschaft aus. Sie können aber auch die Option “aus Importdatei” wählen, denn wird die Mitgliedschaft entsprechend Ihrer Importdatei gesetzt. Sie müssen dieses Feld dazu in der Import-Datei nutzen. Die Werte müssen dabei entweder die interne ID oder der Slug der Mitgliedschaft sein, die Sie der Liste der Mitgliedschaften entnehmen können. Der Slug ist dabei eine Zeichenkette, die dem Titel entspricht, jedoch ohne jegliche Sonderzeichen und Umlaute.
Adressdatenbank synchronisieren:Hier können Sie wählen, ob die Mitglieder-Daten während des Importes auch mit der Adressdatenbank synchronisiert werden sollen.
Anzahl der Datensätze je Durchlauf:Wählen Sie hier die Anzahl der Zeilen der Import-Datei aus, die bei einem Durchlauf importiert werden. Bei größeren Import-Dateien kann der Import entsprechend mehr Zeit in Anspruch nehmen, und könnte damit zu einem Abbruch des Importes führen. Daher ist der Import generell in mehrere Durchläufe unterteilt.
utf8-Umwandlung:Hier können Sie wählen, ob während des Importes die Daten der Import-Datei entsprechend umgewandelt werden sollen, wenn Sie keiner utf8-Zeichenkodierung entsprechen.
Lastschrift setzen:Wählen Sie hier, ob das Feld “Zahlungsweise” als Lastschrift gesetzt werden soll, wenn in der Importdatei eine IBAN angegeben ist.
Konto-Inhaber setzen:Wählen Sie hier, ob das Feld “Kontoinhaber” während des Importes gesetzt werden soll

Um den Import zu starten, klicken Sie nun auf den Button “Import starten”. Je nach Größe der Importdatei kann es nun eine gewisse Zeit dauern, bis der Import beendet wird und das Ergebnis unter dem Button angezeigt wird. Hier erscheint dann die Anzahl der neu importierten und der geänderten Datensätze.

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