Ob Aufnahmeanträge, die aktuelle Vereinssatzung, Trainingspläne oder die sensiblen Protokolle der letzten Jahreshauptversammlung: Ein Verein muss täglich eine Vielzahl an Dokumenten und Dateien verwalten. Die Standard-Mediathek von WordPress bietet hierbei jedoch keinerlei Schutz – jeder, der den direkten Link zu einer Datei kennt, kann darauf zugreifen.
Mit der integrierten Dokumentenverwaltung in WordPress von asverein erstellst du einen strukturierten, sicheren und flexiblen Download-Manager. Stelle öffentliche Dokumente für Interessenten bereit und schütze interne Dateien gleichzeitig in einem exklusiven Bereich, der nur für verifizierte Mitglieder zugänglich ist.
Ein geschützter Downloadbereich gekoppelt an deine Vereinsstruktur
Das Besondere an der Download-Funktion von asverein ist die tiefe Integration in deine Mitglieder- und Gruppenverwaltung. Du musst Dateien nicht umständlich per E-Mail verteilen, sondern steuerst den Zugriff präzise über dein Dashboard.
Rechtevergabe bis auf Gruppenebene
Bestimme exakt, wer welche Datei sehen und herunterladen darf. Das Protokoll der Vorstandssitzung bleibt exklusiv für den Vorstand sichtbar, während der Trainingsplan für die gesamte Sparte freigegeben wird.
Schutz vor unberechtigtem Zugriff
Dateien im geschützten Bereich sind systemseitig abgesichert. Ein unbefugtes Aufrufen über den direkten Datei-Link (Hotlinking) wird zuverlässig verhindert.
Übersichtliche Kategorisierung
Schaffe Ordnung im Dokumenten-Dschungel. Sortiere deine Downloads in übersichtliche Kategorien wie „Formulare“, „Satzungen & Ordnungen“, „Protokolle“ oder „Trainingsmaterialien“.
Die DSGVO-konforme Alternative zu externen Cloud-Speichern
Viele Vereine nutzen aus Notlösung externe Dienste wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive, um Dokumente zu teilen. Dies führt jedoch schnell zu datenschutzrechtlichen Problemen, da sensible Mitgliederdaten auf US-Servern landen.
Die asverein-Lösung: Unser Datei Download Plugin für WordPress speichert alle Dokumente lokal in deiner eigenen WordPress-Struktur auf deinem eigenen Server. Du behältst die 100%ige Datenhoheit, sparst dir teure Zusatz-Abos bei Cloud-Anbietern und arbeitest absolut DSGVO-konform.
Funktionen im Detail
Ihre Dokumente erstellen und bearbeiten Sie im Adminbereich Ihrer Vereinsseite im Bereich asVerein-Inhalte.
Im Bearbeiten-Dialog geben Sie die Details zu einem Dokument ein. Dazu gehören Titel, Beschreibung und Anlagen-Datei. Zusätzlich können Sie die Zugehörigkeit zu einer Dokumenten-Liste angeben oder Zugriffsrechte einstellen.
Neben den Dokument-Kategorien können Sie Ihre Dokumente auch in Dokument-Listen sortieren.
Diese Dokumenten-Listen können Sie dann zum Beispiel einer Veranstaltung zuordnen, zum Beispiel die Noten für eine Probe.
Erstellen Sie eine digitale Dokumentenablage auf Ihrer Vereinshomepage, um Dokumente zu verwalten und für Mitglieder bereitzustellen.