Mitgliederverwaltung - Kündigung von Mitgliedern

Mit asVerein können Vereine die Kündigung von Mitgliedschaften digital verwalten. Über den Shortcode [asverein_account_del] lässt sich ein Kündigungsbutton im WordPress-Mitgliederbereich einbinden. Eingehende Kündigungen können anschließend in der Mitgliederverwaltung bearbeitet werden. Dabei sind die Kündigungsfristen der Vereinssatzung und die geltenden Datenschutzbestimmungen zu beachten.

In dieser Anleitung erfährst du, wie du die Online-Kündigung einrichtest, Austritte bearbeitest und Mitgliederdaten nach einer Kündigung verwaltest.

Kündigungsbutton einrichten

Um Mitgliedern die Online-Kündigung zu ermöglichen, stellt asVerein folgenden Shortcode zur Verfügung:

[asverein_account_del]

So richtet ihr die Kündigungsfunktion ein:

1. Öffnet in WordPress eine bestehende Seite im geschützten Mitgliederbereich oder erstellt eine neue Seite.
2. Fügt einen Shortcode-Block ein.
3. Hinterlegt den Shortcode [asverein_account_del].
4. Speichert beziehungsweise veröffentlicht die Seite.
5. Prüft die Darstellung und den Kündigungsprozess mit einem geeigneten Testkonto.

Der Shortcode zeigt einen Button an, über den Mitglieder den Kündigungsprozess starten können. Der Vorgang wird anschließend in der Mitgliederverwaltung vermerkt.

Kündigungen in der Mitgliederverwaltung bearbeiten

Nach Eingang einer Kündigung sollte die zuständige Person im Verein folgende Schritte durchführen:

1. Mitglied zuordnen: Prüfen, welchem Mitglied die Kündigung zugeordnet ist.
2. Eingangsdatum dokumentieren: Festhalten, wann die Kündigung eingegangen ist.
3. Kündigungsfrist prüfen: Die Vorgaben der Vereinssatzung berücksichtigen.
4. Austrittsdatum festlegen: Bestimmen, wann die Mitgliedschaft tatsächlich endet.
5. Mitgliedsstatus aktualisieren: Den Datensatz entsprechend bearbeiten.
6. Mitgliedsbeiträge prüfen: Noch offene Beiträge und gegebenenfalls weitere Forderungen berücksichtigen.
7. Zugriffsrechte anpassen: Den Zugang zum geschützten Mitgliederbereich bei Bedarf deaktivieren.
8. Austritt bestätigen: Dem Mitglied die Kündigung und das ermittelte Austrittsdatum bestätigen.

Mitgliedsstatus auf „Ausgetreten“ setzen

Nach dem wirksamen Austritt kann das Mitglied in der Mitgliederverwaltung entsprechend gekennzeichnet werden.

Dazu öffnet ihr unter asVerein → Mitgliederverwaltung den betreffenden Mitgliedsdatensatz und passt den Mitgliedsstatus an.

Alternativ beziehungsweise ergänzend kann das WordPress-Benutzerkonto deaktiviert werden, um den Zugriff auf geschützte Inhalte zu unterbinden.

Der Mitgliedsdatensatz kann zunächst für notwendige Verwaltungs- und Dokumentationszwecke erhalten bleiben.

Kündigungsfristen und Vereinssatzung

Die Kündigungsfunktion von asVerein ersetzt nicht die Regelungen der jeweiligen Vereinssatzung.

Prüft insbesondere:

• Zu welchen Terminen ein Austritt möglich ist.
• Welche Kündigungsfrist eingehalten werden muss.
• Welche Form für die Kündigung vorgeschrieben ist.
• An wen die Kündigung zu richten ist.
• Wie mit offenen Mitgliedsbeiträgen umzugehen ist.

Beispiel: Sieht die Vereinssatzung eine Kündigung mit drei Monaten Frist zum Jahresende vor, muss diese Regelung auch bei einer digitalen Kündigung berücksichtigt werden.

Mitgliederdaten nach dem Austritt

Nach dem Austritt muss der Verein entscheiden, welche personenbezogenen Daten weiterhin benötigt werden.

Eine sofortige vollständige Löschung ist nicht immer erforderlich oder zulässig, beispielsweise wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Empfehlenswert ist ein Lösch- und Aufbewahrungskonzept, das die geltenden Datenschutzanforderungen berücksichtigt.

Häufige Fragen

Weiterführende Dokumentation

Weitere Informationen findet ihr in der Dokumentation zur Mitgliederverwaltung.